Stempel
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.Informationen erweitern und den Dokumentenfluss steuern
Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. "gebucht", "bezahlt" etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.
Auch farblich können Sie die Stempel nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten. Selbstverständlich ist es auch möglich, in den gespeicherten Dokumenten nach Stempeln bzw. Stempeltext suchen. Dadurch unterstützt das DOCBOX® Stempel-Modul auch Ihren Workflow. Sie möchten sich zum Beispiel Rechnungen anzeigen lassen, die zwar gebucht aber noch nicht bezahlt sind? Kein Problem, die DOCBOX® sucht danach und findet sie zuverlässig und blitzschnell.
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Effizienz, Sicherheit und Kooperation steigern
Die Stempel-Funktion bietet Ihnen eine sehr gute Möglichkeit, die Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen mithilfe der DOCBOX® zu verbessern. Durch das Hinzufügen von Stempeln können Dokumente mit wichtigen Informationen wie Datum, Status oder Benutzerkennzeichnungen versehen werden, was die Nachverfolgung und Organisation erleichtert. Dies erhöht die Effizienz und Produktivität, da Mitarbeitende leichter relevante Dokumente finden können. Darüber hinaus ermöglichen Stempel eine rechtsgültige und auditfähige Dokumentenverwaltung, da sie Änderungen und Genehmigungen nachverfolgen können.
Die Stempel-Funktion fördert ferner die Zusammenarbeit, da Teams auf einen Blick den aktuellen Status eines Dokuments erkennen können. Dadurch wird die Kommunikation verbessert und Verzögerungen vermieden. Des Weiteren kann die Stempel-Funktion eine konsistente Markenpräsentation gewährleisten, da Sie ihr Logo oder andere Markierungen in die Dokumente integrieren können.
Vorteile
Farben und Inhalte bestimmen
Nach Stempeln suchen
Ideal im Workflow
Stempel verwenden
Funktionsweise:
Erstellen Sie schnell optische Stempel, die den analogen Stempeln Ihres Unternehmens gleichen. Bestimmen Sie Farben und Inhalte. Setzen Sie die optischen Stempel auf alle Inhalte, für die die DOCBOX® Vorschaugrafiken erstellt.
Mit den digitalen Stempeln ergänzen Sie die jeweiligen Dokumente um weitere Informationen (Meta-Informationen), die zur Steuerung im Workflow dienen. Beispielsweise einen Dokumentenstatus, Freigabeinformationen oder Zuständigkeiten.
Anwendungsbeispiel:
Manchmal sind es die kleinen, alltäglichen Dinge, die viel Zeit fressen. Ein Mitarbeiter ist im Urlaub, ein anderer auf Fortbildung oder auf Kundentermin und schon nimmt ein einfacher Vorgang, wie eine Rechnungsfreigabe, viel mehr Zeit in Anspruch als nötig wäre.
In der zuständigen Abteilung wird die digitale Freigabe der Rechnung per elektronischem Stempel erteilt.