Signatur
Einfache Unterschrift, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur mit ID-Card auf Dokumente in der DOCBOX®.Dokumenten-Management-Systeme sorgen für eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Die Anbindung einer gesetzeskonformen qualifizierten elektronischen Signatur in der elektronischen Langzeitspeicherung ergänzt diese Prozesskette perfekt. Bei der Dokumentation, Archivierung und Kommunikation gewinnt der Einsatz von elektronischen Signaturen zunehmend an Bedeutung. Dank der Kooperation mit dem Berliner Unternehmen secrypt GmbH und deren E-Signaturlösung digiSeal®office lässt sich jedes Dokument in der DOCBOX® nun qualifiziert elektronisch unterschreiben. Das bedeutet konkret: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.
Im internetbasierten Geschäftsverkehr, in der Kommunikation und bei internen Abläufen muss gewährleistet sein, dass die empfangenen Daten auch tatsächlich vom Absender kommen (Authentizität) und dass sie unverfälscht, also echt sind (Integrität der Inhalte). Damit erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zwei substanzielle Aufgaben: Die Sicherstellung der Dokumentenintegrität sowie den Urhebernachweis.Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist EU-weit rechtlich einheitlich durch die EU-Verordnung eIDAS-VO geregelt.
Der Einsatz gewährleistet:
- Beweiskraft und Gesetzeskonformität;
- Nachvollziehbarkeit für unabhängige Dritte;
- Standardisierung und Interoperabilität zwischen verschiedenen Akteuren und Systemen.
QES: Dokumenten-Management-Prozesse effizient und sicher gestalten
Das Modul QES verwendet hochentwickelte Verschlüsselungstechniken, um die Unversehrtheit der unterschriebenen Dokumente sicherzustellen. Dadurch wird Manipulation und Fälschung effektiv verhindert, was die Vertrauenswürdigkeit der elektronischen Dokumente steigert.
In vielen Ländern hat die QES die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Dies bedeutet, dass Verträge und Vereinbarungen, die mit einer QES unterzeichnet werden, vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden können.
Die Implementierung einer QES in der DOCBOX® ermöglicht Ihnen, zeitaufwändige papierbasierte Prozesse zu eliminieren. Dokumente können elektronisch und ohne den Umweg über den Druck- und Versandprozess signiert werden, was sowohl Zeit als auch Kosten reduziert. Sie trägt zudem zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was wiederum positiven Einfluss auf die Umwelt hat und Ihrem Unternehmen dabei hilft, die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
Mit einer QES können Mitarbeitende Dokumente von praktisch überall und zu jeder Zeit rechtsverbindlich signieren. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, beschleunigt Workflows und ermöglicht remote arbeitenden Teams eine nahtlose Kommunikation.
Vorteile
Sicherheit
Rechtliche
Bindung
Zeit- und
Kostenersparnis
Umweltfreundlichkeit
Funktionsweise:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in der DOCBOX® ermöglicht eine sichere und rechtsverbindliche digitale Kommunikation. Die QES basiert auf kryptographischen Verfahren und gewährleistet die Integrität und Authentizität Ihrer elektronischen Dokumente.
Anwendungsbeispiel:
Digitale Vertragsunterzeichnung
Ihr Unternehmen kann Verträge elektronisch erstellen, sie den relevanten Parteien zur Prüfung und Unterschrift senden. Die Parteien können dann die Verträge mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur in der DOCBOX® rechtsgültig unterzeichnen. Dies ermöglicht eine schnelle, effiziente und sichere Abwicklung des gesamten Vertragsprozesses, ohne physische Dokumente auszutauschen. Die rechtliche Bindung der elektronischen Unterschrift gewährleistet dabei die Integrität und Authentizität des Vertragsdokuments.