Signatur

Dokumenten-Management-Systeme sorgen für eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Die Anbindung einer gesetzeskonformen qualifizierten elektronischen Signatur in der elektronischen Langzeitspeicherung ergänzt diese Prozesskette perfekt. Bei der Dokumentation, Archivierung und Kommunikation gewinnt der Einsatz von elektronischen Signaturen zunehmend an Bedeutung. Dank der Kooperation mit dem Berliner Unternehmen secrypt GmbH und deren E-Signaturlösung digiSeal®office lässt sich jedes Dokument in der DOCBOX® nun qualifiziert elektronisch unterschreiben. Das bedeutet konkret: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.

Im internetbasierten Geschäftsverkehr, in der Kommunikation und bei internen Abläufen muss gewährleistet sein, dass die empfangenen Daten auch tatsächlich vom Absender kommen (Authentizität) und dass sie unverfälscht, also echt sind (Integrität der Inhalte). Damit erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zwei substanzielle Aufgaben: Die Sicherstellung der Dokumentenintegrität sowie den Urhebernachweis.Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist EU-weit rechtlich einheitlich durch die EU-Verordnung eIDAS-VO geregelt. 
Der Einsatz gewährleistet:

• Beweiskraft und Gesetzeskonformität;
• Nachvollziehbarkeit für unabhängige Dritte;
• Standardisierung und Interoperabilität zwischen verschiedenen Akteuren und Systemen.

Die qualifizierte elektronische Signatur weist den Urheber sicher nach und schützt das Dokument vor Manipulationen. Verträge, Angebote, Gutachten, pharmazeutische Herstellungsprotokolle, Arztbriefe, QM-Dokumente, Konstruktionszeichnungen, Bescheide, Rechnungen u.v.m. können jetzt in der DOCBOX® komfortabel elektronisch signiert werden. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Variante mit dem höchsten Beweiswert (Schriftform gemäß §126a BGB). Sie ist gesetzeskonform gemäß EU-Verordnung eIDAS und Vertrauensdienstegesetz (VDG). In Kombination mit qualifizierten Zeitstempeln gewährleisten qualifizierte elektronische Signaturen die Beweissicherheit von digital erzeugten Objekten über einen längeren Zeitraum hinweg. Nach der aktuellen Gesetzgebung sind die mit qualifizierten Signaturen versehenen elektronischen Dokumente in der Regel gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Dokumenten.