SmartBook - Vorbereitende Buchhaltung direkt in der DOCBOX®
Belege → Buchungssätze inkl. Belegverknüpfung für DATEV & CoDigitale vorbereitende Buchhaltung mit SmartBook
SmartBook ist das Zusatzmodul für die vorbereitende Buchhaltung in der DOCBOX®, mit dem Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse effizient digitalisieren. Eingehende Rechnungen und Belege werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen, geprüft und vorkontiert – direkt im Dokumenten-Management-System.
Im Gegensatz zu klassischen Insellösungen verbleiben Belege, Prüfprozesse und Freigaben vollständig in der DOCBOX®. SmartBook bereitet daraus strukturierte Buchungssätze vor und übergibt diese inklusive Belegbild oder Beleglink an DATEV oder andere Finanzbuchhaltungen.
Unterstützt werden auch E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD, sodass Unternehmen optimal auf gesetzliche Anforderungen vorbereitet sind. Alle Schritte der vorbereitenden Buchhaltung sind revisionssicher dokumentiert, GoBD-konform archiviert und jederzeit nachvollziehbar.
SmartBook eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen ebenso wie für Organisationen mit interner Buchhaltung oder enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Belege digital erfassen, automatisch auslesen, prüfen und vorkontieren – und als vollständige Buchungssätze inkl. Belegverknüpfung an DATEV und Ihre Finanzbuchhaltung übergeben.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Weniger manueller Aufwand in der Buchhaltung
- Transparente, nachvollziehbare Prozesse
- Revisionssichere Vorbereitung statt Insellösungen
Die Herausforderung in der Buchhaltung
Rechnungen kommen aus vielen Kanälen: E-Mail, E-Rechnung, Scan, Portal. Daten werden manuell erfasst, geprüft und mehrfach kontrolliert. Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
SmartBook löst genau dieses Problem:
Die vorbereitende Buchhaltung findet direkt dort statt, wo Ihre Belege ohnehin liegen – in der DOCBOX®.
So funktioniert vorbereitende Buchhaltung mit SmartBook
SmartBook bildet den kompletten Weg vom Belegeingang bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung direkt in der DOCBOX® ab.
- Belege erfassen
Rechnungen gelangen per Scan, E-Mail, Upload oder als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung) in die DOCBOX®. - Automatisch auslesen
Relevante Daten wie Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Umsatzsteuer, IBAN und Zahlungsziel werden erkannt und übernommen. - Prüfen & freigeben
Plausibilitätsprüfungen, Freigabeprozesse und das Vier-Augen-Prinzip sorgen für Sicherheit und Klarheit. - Vorkontieren
Kontierung nach festen Regeln oder manuell – jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. - Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Übergabe vollständiger Buchungssätze inkl. Belegbild oder Beleglink an DATEV oder andere FiBu-Systeme.
Was übergibt SmartBook an die Finanzbuchhaltung?
- Vollständiger Buchungssatz mit allen Kontierungsinformationen
- Verknüpftes Belegbild bzw. direkter Beleglink
- Saubere Zuordnung zu Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten
Ergebnis: Keine Rückfragen, kein Nachsuchen von Belegen, kein Medienbruch.
Für wen ist SmartBook ideal?
Die vorbereitende Buchhaltung mit der DOCBOX® richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchhaltung aktiv digitalisieren, interne Aufwände reduzieren und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern nachhaltig vereinfachen möchten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Revisionssicher & transparent – von Anfang an
SmartBook arbeitet vollständig innerhalb der DOCBOX® und erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere vorbereitende Buchhaltung:
- GoBD-konforme Archivierung aller Belege
- Lückenlose Protokollierung von Prüf- und Freigabeschritten
- Vollständige Historie aller Änderungen – jederzeit einsehbar
So bleibt jeder Buchungsschritt transparent – auch Jahre später.
Video: SmartBook im Einsatz
Sehen Sie im Video, wie einfach vorbereitende Buchhaltung mit SmartBook funktioniert – vom Belegeingang bis zur Übergabe an DATEV.
Mit dem Aufruf des Videos erklärst Du Dich einverstanden, dass Deine Daten an "vimeo" übermittelt werden und das Du die Datenschutzerklärung gelesen hast.
Häufige Fragen zu SmartBook
Ist SmartBook eine vollständige Finanzbuchhaltung?
Nein. SmartBook ist die vorbereitende Buchhaltung. Die eigentliche Buchung erfolgt weiterhin in Ihrer Finanzbuchhaltung, z. B. DATEV.
Ist SmartBook revisionssicher?
Ja. Alle Belege, Prüfungen, Freigaben und Änderungen werden revisionssicher in der DOCBOX® dokumentiert.
Unterstützt SmartBook E-Rechnungen?
Ja. ZUGFeRD- und XRechnung-Formate werden vollständig unterstützt.
Können Freigabeprozesse abgebildet werden?
Ja. Individuelle Prüf- und Freigabeworkflows inkl. Vier-Augen-Prinzip sind möglich.
Welche Finanzbuchhaltungen werden unterstützt?
SmartBook bereitet Buchungssätze u. a. für DATEV und viele andere Buchhaltungsprogramme vor. Unsere Fachhandelspartner informieren Sie gerne.