E-Mail-Archivierungspflicht für Unternehmen
GoBD-konform archivieren mit der DOCBOX®
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Das betrifft beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten E-Mail-Anhänge.
Unter Archivierung wird dabei eine langfristige Datenspeicherung auf separaten Datenträgern verstanden. Der Zweck ist nicht die Datenwiederherstellung, wie etwa in einem Backup, sondern die Erfüllung von Dokumentationspflichten. Welche Daten wie lange vorzuhalten sind, ist gesetzlich im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der AO (Abgabenordnung) geregelt.
Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Die wesentlichen Aspekte der GoBD betreffen folgende Grundsätze:
- Unveränderbarkeit
Es muss sichergestellt sein, dass Dokumente nachträglich nicht geändert oder manipuliert werden können. Dies kann sowohl hardware- als auch softwareseitig erfolgen. Eine Verfahrensdokumentation muss zwingend erstellt werden.
- Zugriff
Bei Bedarf müssen die Dokumente schnell verfügbar sein.
- Zuordnung
Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist. Gefordert ist eine nachvollziehbare, nachprüfbare, vollständige, richtige, zeitnahe, geordnete und unveränderbare Aufbewahrung relevanter Unterlagen.
- Aufbewahrung
Alle Dokumente müssen solange aufbewahrt werden, wie es die Gesetze fordern.
Steuerrechtliche Vorschriften haben jeweils eine größere Bedeutung. Oft ist es das Finanzamt, das bei einer Betriebsprüfung die entsprechenden Dokumente einsehen will. Wer den Anforderungen nicht nachkommt, kann wegen Verletzung der Besteuerungsgrundlage belangt werden. Das kann sogar als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Konsequenzen oder die persönliche Haftung von Vorständen und Geschäftsführern nach sich ziehen.
- Datenzugriff durch Finanzbehörde
Finanzbehörden haben gemäß Abgabenordnung das Recht, auf archivierte E-Mails zuzugreifen, sofern eine steuerliche Außenprüfung durchgeführt wird. Hinsichtlich der Datenzugriffsart sind der unmittelbare Datenzugriff (Finanzbehörde erhält direkten Zugang zum System mit Leserechten), der mittelbare Datenzugriff (Finanzbehörde erhält lediglich maschinelle Auswertung) und Datenträgerüberlassung zu unterscheiden.
- Datensicherheit
Das Daten-Verarbeitungssytem ist gegen Verlust zu sichern. Beispielsweise gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl, Zudem ist es gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen, etwa durch Zugangs- und Zugriffskontrollen. Zur Sicherheit gehört auch die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung. Sie ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation
Rechtskonform archivieren mit der DOCBOX®
Die Anforderungen an eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung lassen sich aus den oben genannten Grundsätzen ableiten. Eine Herausforderung für Unternehmen stellen insbesondere die Faktoren „Unveränderbarkeit“ und „Aufbewahrung im Original“ dar. Im Bereich der aufbewahrungspflichtigen E-Mails kann dies nur dann vollständig gewährleistet werden, wenn eingehende Mails bereits archiviert werden, bevor sie Benutzende erhalten und sich somit Möglichkeiten für Veränderungen ergeben. Bei ausgehenden Mails ist dasselbe Vorgehen, eine Archivierung direkt nach dem Versenden, empfehlenswert. Auch der Ort der Speicherung von E-Mails nimmt einen zentralen Einfluss darauf, ob die Archivierungsvorgehensweise GoBD-konform und somit rechtssicher ist.
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist mit der DOCBOX® realisierbar. Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und auch Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Finanzbehörden lassen sich durch das Dokumenten-Management-System mit der DOCBOX® sicherstellen. Durch die DOCBOX® ergeben sich dadurch effektive und effiziente Möglichkeiten der Rechtssicherheit und Produktivitätssteigerung in jedem Unternehmen.
Es ist jedoch nicht nur die Rechtssicherheit, welche für eine professionelle E-Mail-Archivierung mit der DOCBOX® spricht. Der Funktionsumfang des DMS umfasst auch die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge qua Volltextsuche zu durchsuchen. Für Benutzer:innen wird zudem ein aufwendiges Ordnen und Sortieren von E-Mails überflüssig, da eine automatische, strukturierte Speicherung in einem unabhängigen Archiv erfolgt. Bei einer größeren Nutzeranzahl sind hierdurch weitere deutliche Kostensenkungen realisierbar.
Die Archivierungssoftware DOCBOX® bietet eine automatisierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung. Dabei unterstützt die DOCBOX® neben Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook auch alle weiteren E-Mail-Anbieter mit IMAP-Protokoll. Der Konnektor zwischen der DOCBOX® und der E-Mail-Anwendung sorgt für eine reibungslose Unternehmenskommunikation.