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E-Mail-Archivierungspflicht für Unternehmen
GoBD-konform archivieren mit der DOCBOX®
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Das betrifft beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten E-Mail-Anhänge.
Unter Archivierung wird dabei eine langfristige Datenspeicherung auf separaten Datenträgern verstanden. Der Zweck ist nicht die Datenwiederherstellung, wie etwa in einem Backup, sondern die Erfüllung von Dokumentationspflichten. Welche Daten wie lange vorzuhalten sind, ist gesetzlich im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der AO (Abgabenordnung) geregelt.
Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Die wesentlichen Aspekte der GoBD betreffen folgende Grundsätze:
Rechtskonform archivieren mit der DOCBOX®
Die Anforderungen an eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung lassen sich aus den oben genannten Grundsätzen ableiten. Eine Herausforderung für Unternehmen stellen insbesondere die Faktoren „Unveränderbarkeit“ und „Aufbewahrung im Original“ dar. Im Bereich der aufbewahrungspflichtigen E-Mails kann dies nur dann vollständig gewährleistet werden, wenn eingehende Mails bereits archiviert werden, bevor sie Benutzende erhalten und sich somit Möglichkeiten für Veränderungen ergeben. Bei ausgehenden Mails ist dasselbe Vorgehen, eine Archivierung direkt nach dem Versenden, empfehlenswert. Auch der Ort der Speicherung von E-Mails nimmt einen zentralen Einfluss darauf, ob die Archivierungsvorgehensweise GoBD-konform und somit rechtssicher ist.
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist mit der DOCBOX® realisierbar. Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und auch Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Finanzbehörden lassen sich durch das Dokumenten-Management-System mit der DOCBOX® sicherstellen. Durch die DOCBOX® ergeben sich dadurch effektive und effiziente Möglichkeiten der Rechtssicherheit und Produktivitätssteigerung in jedem Unternehmen.
Es ist jedoch nicht nur die Rechtssicherheit, welche für eine professionelle E-Mail-Archivierung mit der DOCBOX® spricht. Der Funktionsumfang des DMS umfasst auch die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge qua Volltextsuche zu durchsuchen. Für Benutzer:innen wird zudem ein aufwendiges Ordnen und Sortieren von E-Mails überflüssig, da eine automatische, strukturierte Speicherung in einem unabhängigen Archiv erfolgt. Bei einer größeren Nutzeranzahl sind hierdurch weitere deutliche Kostensenkungen realisierbar.
Die Archivierungssoftware DOCBOX® bietet eine automatisierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung. Dabei unterstützt die DOCBOX® neben Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook auch alle weiteren E-Mail-Anbieter mit IMAP-Protokoll. Der Konnektor zwischen der DOCBOX® und der E-Mail-Anwendung sorgt für eine reibungslose Unternehmenskommunikation.
DOCBOX® - FINDS YOUR DOCUMENTS!
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