Eine erfolgreiche Rechtsanwaltskanzlei zeichnet sich durch eine effiziente und verbindliche Büroorganisation aus. Diese beinhaltet alle Arbeitsabläufe von der Annahme der Mandanten, der Anlage der Akte bis zur Beendigung des Mandats. Effizienz und Verbindlichkeit bedeuten aber auch, einen Ordnungsrahmen vorzugeben und dessen Einhaltung zu gewährleisten. Dies gilt für alle Mitarbeiter und alle anfallenden Tätigkeiten, die koordiniert und aufeinander abgestimmt sein müssen.
Systeme für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierungund Workflow-Organisation helfen, eine derart gestaltete Organisation im Büroalltag zu implementieren. Die DOCBOX® steht dabei für hohe Zuverlässigkeit, Qualität, Leistungsfähigkeit, Solidität und Effizienz. Die DOCBOX® ermöglicht in Verbindung mit rechtskonformer Verfahrensdokumentation ein revisionssicheres Dokumentenmanagement. Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DOCBOX® die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.
Digitale und revisionssichere Fallakten
Das DOCBOX®-Modul Mandanten ermöglicht die Anlage einer elektronischen Akte mithilfe von digitalen Ordern und Registern. Alle eingehenden Dokumente werden erfasst, für die Weiterbearbeitung vorbereitet und direkt der Akten-, Mandantennummer zugeordnet. Dadurch verkürzen Sie zeitraubende Archivierungsarbeiten in Aktenordnern und vermeiden Papierberge. Durch die integrierte OCR-Software reduzieren Sie den Arbeitsaufwand mit Hilfe einer komfortablen und leistungsfähigen Volltextsuche nach aktenrelevanten Informationen. Selbstverständlich lassen sich auch alle den Mandanten betreffenden E-Mails revisionssicher, automatisch oder manuell, in der digitalen Akte archivieren. Das intelligente DOCBOX®-Modul Workflow stellt sicher, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zugreifen kann. Damit behalten alle Mitarbeiter automatisch den Überblick über alle Dokumente mit Bearbeitungsstand sowie Fristenkontrolle mit Benachrichtigungs- und Wiedervorlagefunktion. Mit der mobilen App haben Sie ferner auch unterwegs immer Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Die DOCBOX® unterstützt Sie professionell bei der juristischen Fallbearbeitung: bei der Erstellung einer digitalen Fallakte, bei der Erfassung und Indizierung der Inhalte sowie durch fallbezogenes Suchen innerhalb der Dokumente. Mit der DOCBOX® werden Sie schneller und besser in der Beratung. Sie reduzieren die Recherchezeiten signifikant und bieten damit einen Mehrwert für Ihre Mandanten. Mit Hilfe des zentralen digitalen Archivs gestalten Sie Arbeitsprozesse effizienter und transparenter.