Erfolgreiche Anwälte schwören auf die elektronische Akte

Mit dem Justizkommunikationsgesetz stellt der Staat E-Mails und Computerfaxe den Briefen und Schriftstücken in der juristischen Korrespondenz gleich. Somit ist die Digitalisierung auch in den Anwaltskanzleien angekommen. Die digitale Kommunikation mit Gerichten, Staats- und Rechtsanwälten, Mandanten, Bundes- und Landeskammern wird dadurch immer projektabhängig archiviert und kann schnell gefunden werden.

Bereits heute erfolgt in vielen Anwaltskanzleien sukzessive die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise. Das komplett papierlose Büro ist allerdings immer noch Zukunftsmusik. Realität ist weiterhin das hybride Büro. Denn Posteingang wie Postausgang bestehen in Kanzleien in vielen Fällen zwangsläufig auf Papier. Der elektronische Rechtsverkehr wird sich erst dann richtig durchsetzen, wenn nicht nur die Anwälte, sondern auch die Gerichte in nennenswertem Umfang elektronische Dokumente versenden. Nichtsdestotrotz kann man jetzt schon den Bau der digitalen Kanzlei vorantreiben. Dazu müssen Rechtsanwaltskanzleien mit der digitalen Transformation Schritt halten: effizient, dauerhaft und nachhaltig. Der erste Schritt vollzieht sich durch die Ablösung papierbasierter Informationen hin zu digitalen Dokumenten und Prozessen.

Optimierung kanzleiinterner Prozesse

Die DOCBOX® sorgt für die optimale Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und optimiert kanzleiinterne Vorgänge und Prozesse.

Täglich strömt eine große Anzahl an Dokumenten in die Kanzlei-Verwaltung von Paul Raum aus Radebeul: interne Schriftsätze, Entwürfe, Recherchen, Schriftverkehr, Gutachten und Urteile. Alle Dokumente werden in der Kanzlei zunächst gescannt und dann in der DOCBOX® archiviert und weiterverwertet. Selbstverständlich analog zu den datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Es geht ferner darum, Dokumente richtig zu lenken, Informationen schnell und unabhängig vom Ort zur Verfügung zu stellen und Akten nutzbar zu machen. Für die Zukunft plant RA Raum auch, Steuerbescheide und Eingangsrechnungen elektronisch zu archivieren. Einzelne Schriftstücke, wie etwa Gerichtsurteile, müssen jedoch auch in Zukunft im Original, sprich in Papierform, aufbewahrt werden.

RA Paul Raum scannt Schriftsätze und handschriftliche Notizen ein, verschiebt sie in die DOCBOX® zu und weist sie über eine einheitliche Indexierung Akten, Vorgängen und Mandanten zu. Über die integrierte OCR-Software findet er schnell passende Passagen aus umfangreichen Urteilsbegründungen und Gutachten. Brauchte ein Mandant früher Informationen, musste Raum erst mühsam die Akten heraussuchen und die entsprechenden Passagen finden. Mit der DOCBOX® stellt er Unterlagen per Mausklick zusammen und findet gesuchte Passagen sofort. „Mit Hilfe der DOCBOX® konnte ich den Umfang der Papierakten drastisch reduzieren. Früher nahm der Schriftverkehr mit Behörden und Gerichten für einen Mandanten mehrere Ordner in Anspruch. Heute komme ich pro Fall mit einer Handakte aus. Alle anderen Dokumente sind E-Akten.“

Kostensenkung und Effizienzsteigerung

Da Anwaltskanzleien gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Mandantenakten über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, kann RA Raum die Akten und Archive mit der DOCBOX® elektronisch führen und archivieren. Das spart nicht nur Platz in der Kanzlei, sondern gewährleistet auch die revisionssichere Archivierung sowie die Datensicherheit.

Auch das Wissensmanagement spielt für erfolgreiche Anwaltskanzleien eine bedeutende Rolle und ist mit der DOCBOX® ein Kinderspiel. Beiträge aus der juristischen Fachliteratur, wichtige Urteile oder Recherchen lassen sich mit der DOCBOX® zentral und für alle zugänglich verwalten.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagements mit der DOCBOX® liegen für RA Raum auf der Hand. Er senkt seine Druckkosten, reduziert Raum- und Lagerkosten für Papierarchive und verringert nachhaltig das Papieraufkommen. RA Raum spart Zeit, hat jederzeit Zugriff auf alle Informationen, verringert Suchzeiten. Er erhöht die Qualität und Sicherheit durch eine strukturierte Aktenverwaltung und festigt damit auch das Mandantenverhältnis durch schnellere Auskunftsfähigkeit.