Banken / Versicherungen (Finanzbranche)
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Auch im Bereich von Versicherungen und Banken bedeutet die täglich anfallende Papierflut eine nicht mehr zu bewältigende Herausforderung. Hinzu kommt, dass die Dokumente nach der Bearbeitung in Archiven aufbewahrt werden müssen und bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen sollten. Hilfe für diese Probleme bietet das Dokumenten-Management-System (DMS) DOCBOX®.
Die DOCBOX® versetzt Sie nicht nur in die Lage, Anfragen von Kunden bzw. Mitgliedern blitzschnell beantworten zu können, da Sie jederzeit auf die elektronisch archivierten Dokumente Zugriff haben, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, Ihre sensiblen Daten, die in der Regel langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegen, revisionssicher aufbewahrt zu wissen. Gleichzeitig erfüllen Sie damit die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Banken / Versicherungen (Finanzbranche)":
Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Kundenpflege / Service Personalwesen
Downloads:
DOCBOX® Branchenbericht Banken / Versicherungen (Finanzbranche)
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Das DMS DOCBOX® mit seinen klar definierten Bearbeitungsprozessen stellt sicher, dass Belege und Dokumente nicht mehr verloren gehen können und blitzschnell wiedergefunden werden. Jedes Dokument kann von jedem Ort aus aufgerufen und weiteren Mitarbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Täglich anfallende Dokumente wie z. B. Rechnungen, Verträge etc. werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet.
Dokumente die in Papierform vorliegen, werden einzeln oder stapelweise in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet. Durch einen Dokumentenpool behält man so jederzeit die Kontrolle über den Status der einzelnen Dokumente und Prozesse. Die DOCBOX® ermöglicht es durch ihre auf die Praxis abgestimmte variable Konfiguration, verschiedene autorisierte Benutzer abzubilden. Dies ist die perfekte Lösung um in nur einem System mehrere Abteilungen verwalten zu können.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Banken / Versicherungen (Finanzbranche)"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Durch die in der DOCBOX® integrierte intelligente OCR Software, die jedes Dokument schon bei der Verarbeitung durchliest und das Ergebnis speichert, wird das Suchen von Dokumenten zu einer Angelegenheit von wenigen Sekunden. Außerdem macht die OCR Software eine zeitaufwändige Verschlagwortung, die jedoch weiterhin möglich ist, überflüssig.
Das macht die DOCBOX® einfach, hilfreich und zugleich Zeit und Geld sparend. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Legen Sie jetzt den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft und starten Sie los mit dem DMS DOCBOX®.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.