Banken / Versicherungen (Finanzbranche)

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

Auch im Bereich von Versicherungen und Banken bedeutet die täglich anfallende Papierflut eine nicht mehr zu bewältigende Herausforderung. Hinzu kommt, dass die Dokumente nach der Bearbeitung in Archiven aufbewahrt werden müssen und bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen sollten. Hilfe für diese Probleme bietet das Dokumenten-Management-System (DMS) DOCBOX®.

Die DOCBOX® versetzt Sie nicht nur in die Lage, Anfragen von Kunden bzw. Mitgliedern blitzschnell beantworten zu können, da Sie jederzeit auf die elektronisch archivierten Dokumente Zugriff haben, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, Ihre sensiblen Daten, die in der Regel langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegen, revisionssicher aufbewahrt zu wissen. Gleichzeitig erfüllen Sie damit die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Banken / Versicherungen (Finanzbranche)":

Rechnungswesen Verwaltung (allgemeinKundenpflege / Service Personalwesen

Die Aufgabe / Anforderung

  • Prozessoptimierung
    Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
  • Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
    Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
  • Platzersparnis
    Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
  • Revisionssicherheit
    Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
  • Kundenzufriedenheit
    Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Das DMS DOCBOX® mit seinen klar definierten Bearbeitungsprozessen stellt sicher, dass Belege und Dokumente nicht mehr verloren gehen können und blitzschnell wiedergefunden werden. Jedes Dokument kann von jedem Ort aus aufgerufen und weiteren Mitarbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Täglich anfallende Dokumente wie z. B. Rechnungen, Verträge etc. werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet.

Dokumente die in Papierform vorliegen, werden einzeln oder stapelweise in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet. Durch einen Dokumentenpool behält man so jederzeit die Kontrolle über den Status der einzelnen Dokumente und Prozesse. Die DOCBOX® ermöglicht es durch ihre auf die Praxis abgestimmte variable Konfiguration, verschiedene autorisierte Benutzer abzubilden. Dies ist die perfekte Lösung um in nur einem System mehrere Abteilungen verwalten zu können.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Banken / Versicherungen (Finanzbranche)"

Stempel
Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen
Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wiedervorlagen
Wiedervorlagen

Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

AutoArchive
AutoArchive

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

DATEV / Fibu-Software
DATEV / Fibu-Software

Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

Mandanten
Mandanten

Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

Workflow
Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.