META-Maskendesigner

Effiziente Verwaltung und Suche von Dokumenten mithilfe von automatisch generierten Metadaten

Metadaten optimieren das Dokumenten-Management

Metadaten spielen eine entscheidende Rolle im Dokumenten-Management. Sie tragen zur effizienten Verwaltung von Dokumenten bei. Mit Metadaten werden zusätzliche Informationen über ein Dokument gespeichert, die dessen Inhalt, Eigenschaften und Kontext beschreiben, also beispielsweise Autor, Titel, Datum, Schlagwörter, die Dokumentenklassifizierung, die Art der Speicherung sowie systeminterne Verwaltungsvorgänge von Dokumenten. Die DOCBOX® verfügt über einen hohen Automatisierungsgrad. Mithilfe des Meta-Maskendesigners kann sie automatisch aus einem Dokument, einer E-Mail oder aus erweiterten Dateieigenschaften Metadaten bestimmen und so manuelle, aufwendige Benutzereingaben auf ein Minimum reduzieren.

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Automatisch erzeugte Metadaten reduzieren manuellen Nutzereingaben

Metadaten ermöglichen eine präzise Suche und effektive Filterung von Dokumenten. Durch die Verwendung von Schlüsselwörtern, Datum, Autor oder Kategorie können Benutzer schnell relevante Dokumente finden und Zeit sparen.

Metadaten helfen dabei, Dokumente zu klassifizieren und zu strukturieren. Sie ermöglichen die Erstellung von Ordnungssystemen, die an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst sind.

Metadaten erfassen Informationen über die Version und den Bearbeitungsverlauf eines Dokuments. Dadurch wird die Nachverfolgung von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen erleichtert. Dies ist besonders wichtig bei der Zusammenarbeit an Dokumenten oder beim Einhalten von Compliance-Vorschriften.

Metadaten können auch zur Implementierung von Zugriffsbeschränkungen und Sicherheitsrichtlinien verwendet werden. Indem sie Informationen über die Zugriffsberechtigungen eines Dokuments speichern, können Metadaten dazu beitragen, die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen zu gewährleisten.

Metadaten unterstützen die langfristige Archivierung von Dokumenten. Durch das Hinzufügen von Informationen wie Erstellungsdatum, Archivierungsschema und Aufbewahrungsfrist können Dokumente entsprechend verwaltet und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht oder archiviert werden.

Vorteile

Such- und Filterfunktion

Dokumenten-
klassifizierung

Versionieren

Revisionssicherheit

Funktionsweise:

Metadaten sind von großer Bedeutung für ein effizientes Dokumenten-Management-System. Sie verbessern die Suche, Organisation, Sicherheit und langfristige Verwaltung von Dokumenten, was zu einer erhöhten Produktivität, besserer Zusammenarbeit und effektiven Compliance-Maßnahmen führt. Der Meta-Maskendesigner der DOCBOX® generiert und speichert automatisch relevante Metadaten Ihrer Dokumente.

Anwendungsbeispiel:

Anhand der Metadaten beispielsweise eines Belegs, können Sie jederzeit nachverfolgen, in welchem Status sich das Dokument befindet. So wird etwa auf Ebene der zugriffsberechtigten Mitarbeitenden festgehalten, wer wann welche Änderungen und welchen Schritt am Dokument vollzogen hat.