OutlookConnect
Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.E-Mails via Drag&Drop archivieren
Sie haben mit dem DOCBOX® OutlookAddOn die Möglichkeit, gewünschte E-Mails mit Anhang ganz einfach per Drag&Drop innerhalb von Outlook (Versionen 2013, 2016, 2019 und Office 365) zu archivieren und problemlos wieder zu finden. Gleichzeitig können Sie bestimmen, dass E-Mail-Anhänge wahlweise auch separat abgelegt werden.
Rechtssichere Dokumentenverwaltung mit MS-Outlook und der DOCBOX®
Das Modul OutlookConnect ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen dem E-Mail-Client Outlook und der DOCBOX®, wodurch der Austausch und die Verwaltung von Dokumenten erheblich vereinfacht werden. Mit dieser Integration können Anwender E-Mails und Dateianhänge, wie etwa Bilder, direkt aus ihrem Posteingang in das DMS importieren. Dadurch entfällt die zeitraubende manuelle Speicherung von Dokumenten und Informationen, was die Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehler minimiert. Darüber hinaus können Dokumente in Outlook direkt aus der DOCBOX® verlinkt und geteilt werden, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens verbessert.
Die Vorteile dieser Integration erstrecken sich auch auf die effektive Suche und Indexierung von Dokumenten. Die gespeicherten E-Mails und Anhänge werden automatisch kategorisiert und mit relevanten Metadaten versehen, wodurch die Dokumentensuche erheblich erleichtert wird. Dies trägt dazu bei, den Zugriff auf Informationen zu beschleunigen und die Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Partnern zu verkürzen. Darüber hinaus gewährleistet die Integration von OutlookConnect in die DOCBOX® die Sicherheit und Compliance von Dokumenten. Durch die zentrale Verwaltung und Überwachung von Zugriffsrechten und Versionen wird die Integrität sensibler Unternehmensdaten gewährleistet.
Vorteile
Automatisierung
Indexierung
Revisionssicherheit
Produktivität
Funktionsweise:
Es kann eine Liste mit zulässigen Dateiendungen erstellt werden. Zudem können alle Dateiendungen zugelassen werden, also auch Bilder in E-Mail-Signaturen.
- Archivierung per Drag&Drop
- Einfache E-Mail-Archivierung
- E-Mail beim Versenden archivieren
- Archivierung mit Hilfe von Outlook-Regeln und VBA Makros
- Zusätzliche Spalte in E-Mail-Ordneransichten
Anwendungsbeispiel:
Automatisch E-Mails archivieren und das ganz ohne Umwege. Alle Ihre E-Mails und deren individueller Anhang werden automatisch aus Outlook in die DOCBOX® archiviert. Ein Automatismus, welcher jeden Worklfow um einiges erleichtert und unnötige E-Mail-Flut verhindert.