Baugewerbe

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: die DOCBOX®

Die Baubranche mit ihren saisonal bedingten Schwankungen steht durch den vorherrschenden Konkurrenz-, Termin- und Preisdruck vor großen Herausforderungen. Denn hier gilt in besonderem Maße: Zeit ist Geld.

Verschärft wird die Situation zusätzlich durch die explodierenden Kosten, die bei Zeitüberschreitungen den vorgegebenen Kostenrahmen sprengen.

Also ist es an der Zeit, die Reaktionszeiten zu verkürzen, benötigte Dokumente überall und zu jeder Zeit griffbereit und die Prozesse immer im Blick zu haben. Optimal ist hier ein Dokumentenpool, aus dem sich alle bedienen können verbunden mit einem Workflow, der allen Beteiligten jederzeit Auskunft gibt über den aktuellen Prozessstatus.

Für genau diese Anforderungen gibt es ein Dokumenten-Management-System (DMS), das Visionen wahr werden lässt: die DOCBOX®

Das zeitintensive Prüfen von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen kann mit der DOCBOX® mit wenigen Klicks erledigt werden.

Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DOCBOX® die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Baugewerbe":

Vertrieb Transport / Logistik Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Einkauf Personalwesen

Downloads:

DOCBOX® Branchenbericht Baugewerbe

Die Aufgabe / Anforderung

Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse
Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Täglich anfallende Dokumente wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet. Dokumente die in Papierform vorliegen, werden einzeln oder stapelweise in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet. Durch den Dokumentenpool behält man so jederzeit die Kontrolle über den Status der einzelnen Dokumente und Prozesse.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Baugewerbe"

Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Portable Client

Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

Mandanten

Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.

Die Vorteile

Bauleiter oder andere leitende Angestellte vor Ort können direkt von der Baustelle aus über ihr Smartphone oder Tablet auf die benötigten Dokumente und Informationen zugreifen. Durch die in der DOCBOX® integrierte intelligente OCR-Software, die jedes Dokument schon bei der Verarbeitung durchliest und das Ergebnis speichert, wird das Suchen von Dokumenten zu einer Angelegenheit von wenigen Sekunden. Außerdem macht die OCR-Software eine zeitaufwändige Verschlagwortung, die jedoch weiterhin möglich ist, überflüssig.

Das macht die DOCBOX® einfach, hilfreich und zugleich Zeit und Geld sparend. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Legen Sie jetzt den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft und legen Sie los mit dem DMS DOCBOX®.