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EDV / IT

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.

Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu archivieren.

Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.

Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

EDV / IT

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "EDV / IT":

Vertrieb Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Einkauf Personalwesen

Die Aufgabe / Anforderung

  • Prozessoptimierung
    Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
  • Mobiler Zugriff
    Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglich ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse
  • Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
    Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
  • Platzersparnis
    Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
  • Revisionssicherheit
    Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
  • Kundenzufriedenheit
    Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.

Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "EDV / IT"

Die Vorteile

In dieser Branche Tätige wissen: Ohne einwandfrei funktionierende IT, insbesondere  Vernetzung, Datenbanken sowie Hard- und Software, läuft in den meisten Unternehmen heute gar nichts mehr.
Vieles passiert im Hintergrund und die Beschäftigten nehmen die umfangreiche Technik um sie herum in ihrem Alltag überhaupt nicht wahr – für sie zählt nur eines: Hauptsache es funktioniert alles reibungslos.
Genau dies ist das Prinzip des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX®: Einlegen, Ablegen, Wiederfinden – evtl. noch dazwischen geschaltet ein Workflow. Wenn auch nur ein Glied nicht korrekt arbeitet, droht das System aus den Fugen zu geraten. Warum also noch Papier stapeln? Wir müssen Ihnen nicht erklären, wie verzichtbar Papier sein kann, denn Sie wissen es längst.

Aber haben Sie schon gewusst, dass die DOCBOX® weit mehr kann, als Ihre Daten, Rechnungen und Dokumentationen zu digitalisieren?

Sie müssen umgehend zu einem Kunden, da sein Server abgestürzt ist und jetzt den Dienst verweigert. Es bleibt keine Zeit mehr, sich sämtliche Unterlagen, die für den Kunden eventuell relevant sein könnten, aus den Ordnern herauszusuchen und mitzunehmen. Mit dem DOCBOX® Modul Mobile App kein Problem – denn in diesem Fall reicht es vollkommen aus, wenn Sie Ihr Fachwissen im Kopf und Ihre digitalen Unterlagen auf dem Tablet oder Smartphone haben.

Zusätzlich haben Sie einen dreifachen Spareffekt:

Platz

Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.

Zeit

Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.

Geld

Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.

Mehr erfahren oder die DOCBOX® kostenfrei testen?