Handwerk
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Das Handwerk erlebt gerade einen immensen Aufschwung, lediglich gebremst durch die fehlenden Fachkräfte und Probleme mit dem Nachwuchs. Umso wichtiger erscheint es, sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren zu können und die Bürokratie abzubauen. Es ist an der Zeit, die Reaktions- und Bearbeitungszeiten zu verkürzen, benötigte Dokumente überall und zu jeder Zeit griffbereit und die Prozesse immer im Blick zu haben. Optimal wäre hier ein Dokumentenpool aus dem sich alle bedienen können verbunden mit einem Workflow, der allen Beteiligten jederzeit Auskunft gibt über den aktuellen Prozessstatus. Für genau diese Anforderungen gibt es ein Dokumenten-Management-System (DMS) das Visionen wahr werden lässt: die DOCBOX®
Das zeitintensive Prüfen von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen kann mit der DOCBOX® mit wenigen Klicks erledigt werden.
Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DOCBOX® die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Handwerk":
Verwaltung (allgemein) RechnungswesenEinkauf Personalwesen
Downloads:
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Täglich anfallende Dokumente wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet. Dokumente die in Papierform vorliegen, werden einzeln oder stapelweise in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Betrieb weitergeleitet. Durch den Dokumentenpool behält man so jederzeit die Kontrolle über den Status der einzelnen Dokumente und Prozesse. Fachkräfte und Mitarbeiter vor Ort können direkt bei der Montage über ihr Smartphone oder Tablet auf die benötigten Dokumente und Informationen zugreifen.
Durch die in der DOCBOX® integrierte intelligente OCR Software, die jedes Dokument schon bei der Verarbeitung durchliest und das Ergebnis speichert, wird das Suchen von Dokumenten zu einer Angelegenheit von wenigen Sekunden. Außerdem macht die OCR Software eine zeitaufwändige Verschlagwortung, die jedoch weiterhin möglich ist, überflüssig.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Handwerk"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Das macht die DOCBOX® einfach, hilfreich und zugleich Zeit und Geld sparend. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Legen Sie jetzt den Grundstein für eine erfolgreiche, goldene Handwerkszukunft und legen Sie los mit dem zertifizierten Dokumenten-Management-System DOCBOX®.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.