Immobilien

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

Die Immobilienbranche ist in unserer schnelllebigen Zeit geprägt von der Ungeduld der Kunden und dem zunehmenden Termindruck. Denn hier gilt in besonderem Maße: Zeit ist Geld.

Verschärft wird die Situation zusätzlich durch die Online-Konkurrenz, die größtenteils durch perfekte Organisation, ein enormes Angebot und Schnelligkeit punkten kann. Also ist es an der Zeit, die Reaktionszeiten zu verkürzen, benötigte Dokumente überall und zu jeder Zeit griffbereit und die Prozesse immer im Blick zu haben. Optimal wäre hier ein Dokumentenpool aus dem sich alle bedienen können, verbunden mit einem Workflow, der allen Beteiligten jederzeit Auskunft gibt über den aktuellen Prozessstatus. Für genau diese Anforderungen gibt es ein Dokumenten-Management-System (DMS) das Visionen wahr werden lässt: die DOCBOX®.

Das zeitintensive Prüfen von Aufträgen, Angeboten, Nachfragen und Rechnungen kann mit der DOCBOX® mit wenigen Klicks erledigt werden.

Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DOCBOX® die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Immobilien":

Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Einkauf Kundenpflege / Service Personalwesen

Die Aufgabe / Anforderung

  • Prozessoptimierung
    Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
  • Mobiler Zugriff
    Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse
  • Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
    Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
  • Platzersparnis
    Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
  • Revisionssicherheit
    Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
  • Kundenzufriedenheit
    Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.

Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Immobilien"

Stempel
Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen
Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Portable Client
Portable Client

Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

DATEV / Fibu-Software
DATEV / Fibu-Software

Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

Workflow
Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.