Immobilien
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Die Immobilienbranche ist in unserer schnelllebigen Zeit geprägt von der Ungeduld der Kunden und dem zunehmenden Termindruck. Denn hier gilt in besonderem Maße: Zeit ist Geld.
Verschärft wird die Situation zusätzlich durch die Online-Konkurrenz, die größtenteils durch perfekte Organisation, ein enormes Angebot und Schnelligkeit punkten kann. Also ist es an der Zeit, die Reaktionszeiten zu verkürzen, benötigte Dokumente überall und zu jeder Zeit griffbereit und die Prozesse immer im Blick zu haben. Optimal wäre hier ein Dokumentenpool aus dem sich alle bedienen können, verbunden mit einem Workflow, der allen Beteiligten jederzeit Auskunft gibt über den aktuellen Prozessstatus. Für genau diese Anforderungen gibt es ein Dokumenten-Management-System (DMS) das Visionen wahr werden lässt: die DOCBOX®.
Das zeitintensive Prüfen von Aufträgen, Angeboten, Nachfragen und Rechnungen kann mit der DOCBOX® mit wenigen Klicks erledigt werden.
Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DOCBOX® die am 01.01.2017 in Kraft getretene GoBD-Richtlinie, nach der alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Immobilien":
Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Einkauf Kundenpflege / Service Personalwesen
Downloads:
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Immobilien"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.
Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Übersichtlicher Dokumentenpool statt unübersichtlicher Aktenschränke! Mit der DOCBOX® auf dem kürzesten Weg zur Effizienzsteigerung. Heben Sie sich ganz gezielt von Ihren Mitbewerbern ab, indem Sie auf Revisionssicherheit, Zuverlässigkeit und Datensicherheit, gepaart mit blitzschneller Reaktion setzen.
Von der Idee bis hin zum Projekt, weiter über die Ausführung und schließlich zur Vermarktung – wenn es um Ihre Immobilien geht, haben Sie überall und jederzeit alle nötigen Dokumente und Daten zur Hand.
Bei der Baubesichtigung mal eben einen kurzen Blick in den Bauplan oder die Baugenehmigung werfen? Kein Problem. Oder Sie befinden sich bei einer Wohnungsbesichtigung und der potenzielle Mieter oder Käufer möchte Einsicht in die Akten haben. Er wird überrascht sein, wie organisiert Sie arbeiten und wie problemlos und schnell Sie via Tablet oder Smartphone alles mit wenigen Handgriffen präsentieren können. Die Zeiten prall gefüllter Aktentaschen sind nun vorbei. Die DOCBOX® zwingt Sie nicht, Ihre Arbeitsweise zu verändern, sondern unterstützt und optimiert. Jeder kennt das Problem: Es sammeln sich eine Menge an Dokumenten an und nicht selten gehen einzelne Belege verloren, werden in dringenden Fällen nicht gefunden oder müssen durch das Steuerbüro kopiert werden.
Dank der DOCBOX® werden steuerrelevante Unterlagen für die Planung/Genehmigung und den Bau von Immobilienprojekten, die man in der DOCBOX® archiviert, direkt zu Ihrer Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weiter.
Das macht die DOCBOX® einfach, hilfreich und zugleich Zeit und Geld sparend.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.