Medien

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: die DOCBOX®

Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.

Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu archivieren.

Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.

Aufgrund dieser Voraussetzungen ist der Wechsel zu einem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) wie der DOCBOX® unabdingbar.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Medien":

Lohnbuchhaltung Vertrieb Technik Verwaltung (allgemein)Rechnungswesen

Downloads:

DOCBOX® Branchenbericht Medien

Die Aufgabe / Anforderung

Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Was sind die Grundlagen eines erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems und damit eines optimalen Systems der Arbeitsaufteilung und Arbeitsverteilung? Richtig, einfache Implementierung und Bedienbarkeit sowie Dynamik.

Die Richtlinien der GoBD, die elektronische Archivierung fordern, und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von verschiedensten steuerrelevanten Dokumenten und Personalunterlagen, führen zwangsläufig zum Einsatz eines elektronischen Archivierungs- und Management-Systems wie der DOCBOX®.

Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards. Legen Sie revisionssicher Ihre Dokumente problemlos ab und Starten Ihre Prozesse. Schneller, einfach und weiter in der digitalen Medienbranche. Legen Sie los.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Medien"

Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wiedervorlagen

Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

AutoArchive

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

DATEV / Fibu-Software

Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.

Die Vorteile

Mit dem Workflow-Modul wird die DOCBOX® schnell die Sympathie der Verwaltungsmitarbeiter gewinnen, denn die DOCBOX® ist nicht nur kinderleicht zu bedienen, sondern schafft mit diesem Modul die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form exakt zu den Mitarbeitenden zu bringen, der den nächsten Arbeitsschritt zu vollziehen hat. Und alle Beteiligten haben jederzeit den aktuellen Status der Dokumente im Blick. Zusätzlich deckt die DOCBOX® durch das ausgeklügelte Rechtesystem, den Datenschutz vollständig ab.

Und verläuft der Arbeitsalltag noch so stressig, mit der DOCBOX® gelingt ein effizientes Arbeiten, durch das zudem ein dreifacher Spareffekt erzielt wird.