DMS in der Cloud

Erstellt am 04.05.2018

AB Hausdienst steigert Flexibilität mit der DOCBOX®: „Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand. Wir arbeiten immer mit der aktuellsten Version der DOCBOX®, müssen uns nicht um ein Daten-Backup kümmern und haben, wie bei der lokalen Installation der Software, die kompletten administrativen Zugriffsmöglichkeiten."

Die Cloud-basierte Variante der DOCBOX® ist für die Post-PC-Ära konzipiert und sorgt für mehr Produktivität. Dokumente zentral ablegen, intelligent organisieren, leicht auffindbar machen und selbstverständlich auch mit Kollegen teilen. Innovative Dokumentenverwaltung. Dokumentenmanagement neu definiert. Mit der DOCBOX®-Cloud haben Sie online Zugriff auf alle Ihre digitalisierten Daten und Dokumente. Dabei nutzen Sie die Vorteile eines externen DOCBOX®-Hostings. Sie erhalten maximalen DOCBOX®-Nutzen mit minimalem Aufwand. Mit der Cloud-basierten DOCBOX® greifen Sie auf Ihre Dokumente zu - rund um die Uhr, rund um den Globus. Die browserbasierte Anwendung garantiert Ihnen ein Maximum an Flexibilität, wann und wo immer Sie möchten.
 


Aufträge erfassen und priorisieren

Die Immobilien der Kunden sind der Auftrag von AB Hausdienst aus Delmenhorst. Die Kernkompetenzen liegen in den Bereichen Rauchwarnmelder-Service, Hausmeister-Service, Messtechnik sowie Treppenhausreinigung.
Die Cloud-basierte DOCBOX® ermöglicht dem AB Hausdienst die Archivierung, Bearbeitung, Indexierung und Suche von elektronischen wie papiergebundenen Dokumenten und bietet Workflow-Funktionen. Vor allem in der Auftragserfassung stellt sie ihre Funktionalitäten unter Beweis. Eingehende Aufträge, wie beispielsweise die Montage eines Rauchmelders, werden direkt in die DOCBOX® gedruckt. Einmal dort archiviert, erhält jeder Auftrag eine Priorisierung und wird einem Mitarbeiter zugeteilt. Dies geschieht mit dem Modul Notizen, bei dem ein Mitarbeiter jedem Auftrag eine Art farbiges, digitales Post-it anheftet. Aktuell geschieht dies noch manuell, der Prozess wird jedoch bald mit Hilfe des Workflow-Moduls der DOCBOX® automatisiert. „Mit der Cloud-basierten Variante der DOCBOX® besitzen wir eine hocheffiziente und sichere Anwendung zur Steuerung unserer Tätigkeiten. Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden“, berichtet AB Hausdienst-Geschäftsführer Thomas Ahrens-Bents. „Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand. Wir arbeiten immer mit der aktuellsten Version der DOCBOX®, müssen uns nicht um ein Daten-Backup kümmern und haben, wie bei der lokalen Installation der Software, die kompletten administrativen Zugriffsmöglichkeiten. Die Cloud bietet uns umfassende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Team und bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen.“ Für die Sicherheit der Cloud-Nutzer sorgt die redundante, verschlüsselte Speicherung der Dokumente sowie der ausschließliche Datenzugriff per SSL und HTTPS.

Alle DOCBOX®-Funktionen in der Cloud verfügbar

Wie bei der klassischen, lokal auf dem Computer installierten DOCBOX®-Version lassen sich in der Cloud selbstverständlich auch Papierdokumente scannen und archivieren, elektronische Dokumente aus Anwendungen mit beliebigen Formaten per Drag and Drop importieren. Die Cloud erlaubt den Anwendern, alle elektronisch archivierten Dokumente zu suchen, anzuzeigen, herunterzuladen, zu bearbeiten und in Geschäftsprozesse einzubinden.

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