DOCBOX® und microtech ERP: Automatisierte Warenrechnungskontrolle durch neue Schnittstelle

Die aktivweb GmbH, Entwickler der etablierten Dokumenten-Management-Lösung DOCBOX®, und die Hargesheimer microtech GmbH, Anbieter modular aufgebauter ERP-Systeme, haben eine strategische Partnerschaft vereinbart. Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit steht eine neu entwickelte Schnittstelle, die Dokumenten-Management und Warenwirtschaft nahtlos miteinander verbindet. Mittelständische Unternehmen profitieren dadurch von einer hochautomatisierten, systemübergreifenden Prozesskette, die Effizienzgewinne und Qualitätssicherung gleichermaßen fördert.

Die Lösung kombiniert die Stärken beider Systeme: Während microtech ERP sämtliche zentralen Unternehmensprozesse von der Warenwirtschaft über Logistik, Produktion sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung modular abbildet, ergänzt die DOCBOX® diese Umgebung um eine leistungsstarke Dokumentenarchivierung mit vollintegrierten Workflows. Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Belege werden direkt beim Erfassen im ERP automatisch revisionssicher und konform zu GoBD und DSGVO in der DOCBOX® archiviert. Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte entfallen vollständig, gleichzeitig wird der Zugriff auf Informationen über intelligente Volltextsuche standortübergreifend und in Echtzeit möglich.

Automatisierte Warenrechnungskontrolle
Ein besonderer Fokus liegt auf der Automatisierung der Warenrechnungskontrolle – einem Prozess, der bisher häufig mit hohem manuellem Aufwand verbunden war. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz wird eine eingehende Rechnung zunächst automatisiert ausgelesen und analysiert. Handelt es sich dabei um eine Kostenrechnung, erfolgt eine automatische Aussteuerung. Ist eine Auftragsnummer erkennbar, sucht das System selbstständig nach der zugehörigen Lagerbuchung im microtech ERP – auch zeitverzögert, falls die Lieferung noch nicht eingetroffen ist. Nach erfolgreichem Abgleich zwischen Rechnungsbetrag und Bestellpreis erfolgt die Archivierung in der DOCBOX®, während die Lagerbuchung im ERP zur Eingangsrechnung überführt wird.

Nur in Ausnahmefällen sind manuelle Eingriffe erforderlich – etwa wenn die KI keine Auftragsnummer identifizieren kann, nach mehreren Tagen keine passende Buchung vorliegt oder Preisabweichungen festgestellt werden, die auf fehlerhafte Rechnungen oder notwendige Preisaktualisierungen hindeuten. Dank kontinuierlichem KI-Training reduziert sich der manuelle Aufwand jedoch stetig.

Die COM-basierte Architektur der Schnittstelle erlaubt nicht nur eine nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften, sondern bietet auch maximale Flexibilität bei der Erweiterung oder Anpassung an zukünftige Geschäftsanforderungen. Damit ermöglicht die Kooperation zwischen aktivweb und microtech eine moderne, skalierbare Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse – mit messbarem Mehrwert für mittelständische Unternehmen.

Über microtech:
Die microtech GmbH mit Sitz in Hargesheim ist seit mehr als 35 Jahren einer der führenden Anbieter modularer ERP-Lösungen für den Mittelstand. Mit ihrer Software bietet microtech passgenaue Lösungen für die Bereiche Warenwirtschaft, E-Commerce, Produktion, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. Der modulare Aufbau ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme individuell und flexibel an die eigenen Anforderungen anzupassen. microtech steht für Innovation, Anwenderfreundlichkeit und eine hohe Skalierbarkeit, um wachsende Geschäftsanforderungen optimal zu unterstützen.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.