DOCBOX® und SAP Business One: Durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche

Mit der neuen B1 DMS-Integration lässt sich die DOCBOX® nahtlos mit SAP Business One verbinden. Gemeinsam mit WS-Informatik wurde eine Lösung geschaffen, die ERP und Dokumentenmanagement direkt miteinander verknüpft – für weniger Suchaufwand, automatisierte Abläufe und durchgängige digitale Geschäftsprozesse.

Dokumente direkt aus SAP Business One aufrufen

Dokumente gehören dorthin, wo sie im täglichen Arbeitsprozess benötigt werden. Genau hier setzt die neue Integration an.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Verträge, E-Mails und weitere geschäftsrelevante Dokumente stehen direkt im Kontext des jeweiligen SAP-Belegs zur Verfügung.
Per Mausklick lässt sich das zugehörige Dokument aus der DOCBOX® öffnen – ohne SAP Business One verlassen zu müssen.
Damit entfallen unnötige Systemwechsel und zeitaufwendige Suchvorgänge.

Automatisierte Archivierung und Klassifizierung

Die B1 DMS-Integration unterstützt nicht nur beim Zugriff auf Dokumente, sondern automatisiert auch deren Verarbeitung und Ablage.
Rechnungen, Belege und Reports können regelbasiert und ohne manuelle Zwischenschritte in der DOCBOX® archiviert werden.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• automatisierte Archivierung und Klassifizierung
• automatischer Belegdruck mit DMS-Klassifizierung
• Verarbeitung von Barcodes und QR-Codes
• automatisierter COLD-Import
• Dropzone für die Ablage per Drag & Drop
• automatisches Auslesen von E-Rechnungen
• KI-gestützte Erkennung von Dokumentmerkmalen und Übernahme in SAP-Belegmasken
• Synchronisation von Markierungen im integrierten PDF-Viewer
• direkter Export verknüpfter Dokumente

Auch externe und physische Belege digital einbinden
Für externe Belege ohne vorhandenen QR-Code steht direkt in verschiedenen SAP-Belegmasken eine Druckfunktion zur Verfügung.
Damit können QR-Code-Etiketten erzeugt werden, über die Dokumente eindeutig zugeordnet und anschließend automatisiert in die DOCBOX® übernommen werden.
So lassen sich auch ursprünglich papierbasierte Dokumente in einen durchgängigen digitalen Prozess integrieren.

DATEV-Export inklusive Belegbildern
Optional steht eine Dokumentenexport-Schnittstelle zu DATEV zur Verfügung.
SAP-Business-One-Buchungssätze werden dabei mit den zugehörigen Belegbildern aus dem DOCBOX® Archiv angereichert und können anschließend in DATEV Online importiert werden.
Insbesondere für Unternehmen, die mit einem externen Steuerberater oder einer DATEV-basierten Finanzbuchhaltung zusammenarbeiten, entsteht dadurch ein durchgängiger digitaler Belegfluss.

ERP und Dokumentenmanagement sinnvoll verbunden
„Unsere Kunden profitieren von einer zukunftssicheren Lösung, bei der alle geschäftsrelevanten Dokumente direkt im ERP-Kontext verfügbar sind – ohne Medienbrüche, ohne Systemwechsel, ohne Suchaufwand“, erklärt Uwe Weikl, Geschäftsführer der aktivweb GmbH. „Damit schaffen wir einen durchgängigen digitalen Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Compliance nachhaltig stärkt.“

Auch Dr. Stephan Werner, Geschäftsführer der WS-Informatik, sieht vor allem den praktischen Nutzen: „Vom automatischen Belegimport über die DATEV-Schnittstelle bis hin zur QR-Code-Etikettierung für externe Belege – die B1 DMS-Integration schließt alle Lücken im digitalen Dokumentenprozess.“
Mit der neuen Integration von DOCBOX® und SAP Business One steht mittelständischen Unternehmen damit eine skalierbare Lösung zur Verfügung, die ERP und Dokumentenmanagement miteinander verbindet und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte automatisiert.

Sie setzen SAP Business One ein und möchten Ihre Dokumentenprozesse digitalisieren?
Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie sich DOCBOX® in Ihre bestehenden SAP-Business-One-Prozesse integrieren lässt.