eclift erweitert Branchenlösung um DOCBOX®-Integration ERP, CRM und Dokumentenmanagement intelligent miteinander verbunden

Mit der neuen Integration von eclift und DOCBOX® wächst zusammen, was im digitalen Arbeitsalltag zusammengehört: branchenspezifisches ERP und CRM auf der einen Seite sowie professionelles Dokumentenmanagement und digitale Workflows auf der anderen.

eclift ist eine spezialisierte ERP- und CRM-Branchenlösung für Fachhändler, Servicebetriebe und Vermieter mobiler Anlagengüter – beispielsweise Flurförderzeuge, Arbeitsbühnen, Mobilkrane und Baumaschinen.
Durch die Integration der DOCBOX® erhalten Anwender künftig eine durchgängige Lösung, bei der Dokumente und Geschäftsprozesse intelligent miteinander verbunden werden.
Dabei geht es um weit mehr als die digitale Ablage von Dokumenten. Ziel der Integration ist es, konkrete Arbeitsabläufe zu digitalisieren, zu automatisieren und Medienbrüche zu vermeiden.

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein zentraler Anwendungsbereich der Integration ist die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Eingehende Rechnungen werden in der DOCBOX® erfasst und können mithilfe digitaler Workflows automatisch den vorgesehenen Prüf- und Freigabeprozessen zugeführt werden.

In Verbindung mit eclift und angebundenen Lieferantenbestellsystemen entsteht eine weitgehend durchgängige digitale Prozesskette:

Bestellung → Wareneingang → Rechnungsprüfung → Freigabe →  Buchen → revisionssichere Archivierung

Manuelle Zwischenschritte werden reduziert, Prozesse beschleunigt und mögliche Fehlerquellen minimiert.

Digitale Maschinenakte: Alle Dokumente zentral verfügbar
Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist die digitale Maschinenakte.

Im täglichen Betrieb entstehen zu einer Maschine zahlreiche Dokumente und Informationen – beispielsweise:

• Wartungsprotokolle
• Prüfberichte
• Übergabedokumente
• Serviceverträge
• Mietvereinbarungen
• Rechnungen und weitere kaufmännische Dokumente

Über die Integration können diese Unterlagen der jeweiligen Maschine oder dem entsprechenden Geschäftsvorgang zugeordnet und zentral in der DOCBOX® verwaltet werden.
Mitarbeiter erhalten damit schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen – unabhängig vom Standort und ohne lange Suche in unterschiedlichen Systemen oder Ablagen.
Dokumente stehen zentral zur Verfügung, können per Volltextsuche recherchiert und entsprechend den jeweiligen Anforderungen revisionssicher archiviert werden.

Branchensoftware und DMS aus einem Guss
„Mit der DOCBOX®-Integration runden wir unser Lösungsangebot konsequent ab“, erklärt Sven Ronstedt, Senior Projektleiter bei eclift. „Unsere Kunden erhalten damit neben dem branchenspezifischen ERP und CRM auch ein professionelles Dokumentenmanagement – alles aus einer Hand, alles miteinander verzahnt. Besonders die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und die digitale Maschinenakte zeigen, dass es hier nicht um die schlichte Ablage von Dokumenten geht, sondern um die echte Digitalisierung und Automatisierung unserer branchenspezifischen Prozesse.“

Auch für DOCBOX® ist die Zusammenarbeit ein wichtiger Schritt bei der weiteren Vernetzung mit spezialisierten Branchenlösungen.

„Für eclift-Kunden entsteht eine integrierte Gesamtlösung, die weit über das hinausgeht, was ein klassisches ERP-System leisten kann“, erklärt Uwe Weikl, Geschäftsführer der aktivweb System- und Datentechnik GmbH. „Branchenspezifische Prozesse und professionelles Dokumentenmanagement greifen nahtlos ineinander. Genau dort entsteht der entscheidende Mehrwert: Dokumente werden nicht nur archiviert, sondern zum Bestandteil durchgängiger digitaler Geschäftsprozesse.“

Mehr Möglichkeiten für Bestands- und Neukunden
Für bestehende eclift-Anwender eröffnet die Integration den Zugang zu professionellem Dokumentenmanagement, digitalen Workflows und revisionssicherer Archivierung, ohne dass die vorhandene ERP- und CRM-Lösung ersetzt werden muss.

Gleichzeitig profitieren Neukunden von einer Gesamtlösung, bei der ERP, CRM und DMS von Anfang an miteinander verzahnt werden können.

Mit der neuen Partnerschaft erschließt DOCBOX® zugleich einen weiteren spezialisierten Branchenmarkt und setzt die Strategie konsequent fort, das Dokumentenmanagement immer enger mit den führenden kaufmännischen und branchenspezifischen Anwendungen der Kunden zu verbinden.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Medienbrüche und mehr durchgängige digitale Prozesse.