Mit der DOCBOX® stehen Sie sicher auf beiden Beinen

Das Browser basierte Dokumenten-Management-System DOCBOX® nutzen Anwender:innen zum revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten – wie etwa Schriftverkehr und E-Mails – genutzt. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Des Weiteren erlauben Workflows automatisierte Geschäftsprozesse, etwa bei der Rechnungsverarbeitung. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Die DOCBOX® ermöglicht zudem die Verschlagwortung der archivierten Dokumente und somit eine unkomplizierte Universalsuche. Die OCR-Volltextsuche ist vergleichbar einer Internet-Suchmaschine.

Die DOCBOX® erlaubt zudem über diverse Schnittstellen die Integration von branchenspezifischen und anwenderfreundlichen Software-Lösungen.

ERP-Anbindung

Die ERP-Schnittstelle der DOCBOX® funktioniert sowohl für die serverbasierte Inhouse-Lösung als auch für die Cloud-Variante des DMS. Periodisch wird beispielsweise überprüft, ob es geänderte Dokumente gibt, die an Belege angehängt sind. Ist dies der Fall, werden die Dokumente automatisch in die DOCBOX® hochgeladen. Alle Dokumente haben die Belegnummer als Präfix im Namen sowie die Belegnummer der ursprünglichen Auftragsbestätigung als Kennzeichen in den Metadaten. Dadurch können Dokumente der gleichen Belegkette leicht identifiziert und gefunden werden.

EDI-Anbindung

Mithilfe von elektronischem Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) können Prozesse mit Geschäftspartnern deutlich effizienter gestaltet werden, etwa wenn die Kommunikation mit Lieferanten digitalisiert wird. Es wird ermöglicht, die Prüfung und Verbuchung der eingehenden Nachrichten zu automatisieren. Bestellungen müssen nicht mehr manuell ausgestellt und vom Lieferanten nicht mehr manuell erfasst werden.

Dank der nahtlosen Integration der DOCBOX® in EDI-Software-Lösungen greifen Nutzer:innen auf Informationen und Dokumente direkt in ihrer vertrauten Oberfläche zu. Die bekannten Benutzeroberflächen werden um einige DMS-Schaltflächen, Menüs und Optionen der DOCBOX® erweitert. So können umfangreiche Dokumenten-Management-Funktionen beispielsweise direkt aus der ERP-Anwendung heraus realisiert werden: Von der Erstellung, Bearbeitung über die revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD bis hin zur bequemen Suche nach bereits im Archiv vorhandenen Dokumenten.

Elektronische Signatur

Werden beispielsweise Aufträge über ein ERP-System erfasst, erfolgt eine Auftragsbestätigung. Mithilfe von intelligenten Software-Lösungen können alle Dokumente über Unterschriftenpads elektronisch signiert werden. Die unterschriebenen Serviceaufträge und Datenschutzerklärungen werden automatisch und revisionssicher in der DOCBOX® in separaten Ordnern archiviert.

Bei der Dokumentation, Archivierung und Kommunikation gewinnt der Einsatz von elektronischen Signaturen zunehmend an Bedeutung. Dank der Kooperation mit unseren Partnern und deren E-Signaturlösungen lässt sich jedes Dokument in der DOCBOX® qualifiziert elektronisch unterschreiben. Das bedeutet konkret: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.

Anbindung an branchenspezifische kaufmännische Software-Lösungen (z. B. Autohäuser, Kfz-Betriebe, Handwerksbetriebe)

Kaufmännische Softwarelösungen unterstützen beispielsweise Autohäuser und Kfz-Betriebe bei der Abwicklung aller anfallenden Geschäftsprozesse, wie etwa Kfz-Ein- und Verkauf, Ersatzteilverwaltung sowie Prozesse der Werkstattabwicklung, Finanzbuchhaltung und Terminplanung. Die Schnittstelle zwischen diesen Software-Anwendungen und der DOCBOX® ermöglicht, aus der Kunden-/Lieferantenakte, der Kundenfahrzeugakte, der Händlerfahrzeugakte, aus Aufträgen sowie aus der Finanzbuchhaltung heraus gezielt auf Dokumente, Rechnungen etc. in der DOCBOX® zuzugreifen. Ferner bietet sich die Möglichkeit, beim Druck einer Ausgangsrechnung automatisch auch eine PDF-Datei der Rechnung erstellen zu lassen. Die DOCBOX® ist anschließend in der Lage, diese PDF-Datei selbstständig in das digitale Archiv zu übernehmen. Alle Dokumente werden in der DOCBOX® revisionssicher sowie nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD abgelegt. Die DOCBOX® ermöglicht das Anlegen einer elektronischen Fahrzeugakte, in der jedes Fahrzeug über die Fahrgestellnummer eindeutig identifizierbar ist.

Neu: Die DOCBOX® macht eine automatische Echtheits-Überprüfung der Fahrgestellnummer aus jedem Dokument heraus möglich und legt den Vermerk in der digitalen Fahrzeugakte ab.

Für Handwerksbetriebe bieten kaufmännische Software-Lösungen Unterstützung von der Auftragsbearbeitung, Kalkulation, Stücklistenerfassung und Materialbestellung über die Auftragsüberwachung, Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE) bis zur Abrechnung und Erfolgsrechnung. Gerade das Zusammenspiel digitaler Systeme ist im Zeitalter von Handwerk 4.0. ein entscheidendes Thema. Mit der DMS-Schnittstelle zur DOCBOX® können Dokumente, die mit einer kaufmännischen Anwendung erzeugt werden, automatisch archiviert werden. Außerdem ist eine gezielte Archiv-Suche in der DOCBOX® aus dem Programm heraus, z. B. über alle Dokumente eines Kunden, eine große Erleichterung im Büroalltag.

CRM-Anbindung

Mit CRM-Lösungen sind relevante Informationen über Kunden und Geschäftspartner schnell und einfach auf einen Klick abrufbar: Neben den klassischen Stammdaten - beispielsweise Historien zu Telefonaten, E-Mails, Notizen etc. - können ebenso Aktivitäten wie Besuche und Anrufe für die Zukunft geplant oder Kunden in Gruppen klassifiziert werden. CRM-Systeme werden mit der DOCBOX®-Erweiterung noch leistungsfähiger: So können direkt aus der Anwendung heraus zusätzliche Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Verträge angezeigt werden. Das Wechseln in ein zweites System und die erneute Suche nach dem gewünschten Kunden entfällt komplett. Das spart im Arbeitsalltag wertvolle Zeit und bares Geld.

Anbindung an Rechnungsmanagement-Lösungen

Rechnungsmanagement-Software unterstützt Unternehmen mit automatischen Downloads von Rechnungen und Kontoauszügen aus Online-Portalen, sodass sich die vorbereitende Buchhaltung vereinfachen lässt. Die Anwendungen loggen sich beispielsweiseautomatisch bei Online-Portalen wie Google, Facebook, Amazon oder Mobilfunkanbietern ein und laden die Rechnungen in einem definierten Zeitraum herunter. Die Rechnungen werden anschließend automatisch über eine Schnittstelle in die DOCBOX® übertragen. Durch den automatischen Download haben Anwender so jederzeit alle Rechnungen in ihrem Belegarchiv oder im Rechnungsworkflow. Alle Dokumente werden in der DOCBOX® übersichtlich organisiert und revisionssicher archiviert.