Automobil
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs, einschließlich der kompletten KFZ-Akte, werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern. Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Automobil":
Rechnungswesen Einkauf Verwaltung (allgemein) Personalwesen Lohnbuchhaltung KFZ-AkteDie Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglich ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert Kundenzufriedenheit Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit Hilfe der DOCBOX® werden sämtliche Dokumente elektronisch archiviert und in einem zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Je nach Berechtigung, haben die Mitarbeiter aller Abteilungen des Unternehmens unmittelbar Zugang zu allen benötigten Dokumenten. Mit dem DOCBOX® Mandanten Modul ist es möglich, mehrere Autohäuser in ein Netzwerk einzubinden und dann in einem System zu verwalten.
Für jeden Mandanten, ganz egal ob eigenständige Firma oder Dependance, ist es möglich, eigene Benutzer im Berechtigungssystem anzulegen.
Den Überblick über alle Dokumente zu behalten ist mit DOCBOX® AutoArchive ganz einfach. AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch. Sie brauchen sich um nichts kümmern. Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin angekommenen Dateien revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv in der DOCBOX®. Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und erstellt zu jedem Ordner eine entsprechende Regel.
Die DOCBOX® ist die Lösung für Sie wenn Sie den Überblick über Ihre Dokumente und Fahrzeugakten behalten wollen.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Automobil"
Die Vorteile
Das Modul DOCBOX® Workflow bietet die Möglichkeit, Dokumente nach dem Eingang im DOCBOX® Postfach per vordefiniertem Weg, den einzelnen Benutzern oder Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Nach Erledigung der entsprechenden Anforderung, wird das Dokument, nachdem es gestempelt oder freigegeben wurde, zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet und am Ende archiviert.
Die Durchlaufzeit wird so spürbar reduziert und die Prozesse werden transparent. Der aktuelle Status der Dokumente kann jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden. Dies gilt nicht nur für die Mitarbeiter in der Zentrale. Auch die Außendienstmitarbeiter sind per DOCBOX® Mobile App in die Prozesse mit eingebunden.
Die Mobile App ist orts- und zeitunabhängig. Ein praktischer Vorteil für alle. Der zunehmende Informationsaustausch per E-Mail erfordert auch in diesem Bereich eine Lösung zur revisionssicheren Archivierung. Mit der DOCBOX® E-Mail-Archivierung bieten wir eine maßgeschneiderte Lösung an.
Dabei entscheiden Sie selbst, welche E-Mails bzw. welche Anlagen Sie archivieren möchten. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über Bestellungen, Rechnungen oder Fahrzeugpapiere.
Die Dokumente werden 1:1 abgebildet und als PDF-Dateien in einer Datenbank archiviert. Durch unsere OCR-Software, wird der gesamte Text gelesen und lesbar gespeichert. So werden die gesuchten Dokumente jederzeit blitzschnell wiedergefunden. Archivierte Rechnungen und Aufträge oder die KFZ-Akte sind sofort verfügbar. Ihre Dokumente werden in der DOCBOX® original aufbewahrt. Die DOCBOX® macht Ihren Arbeitsalltag unkompliziert und effektiv. So macht das Arbeiten Freude – und bringt nebenbei noch einen dreifachen Spareffekt:
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.