Automobil

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs, einschließlich der kompletten KFZ-Akte, werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.

Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern.  Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.

Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Automobil":

Automobil Einkauf Verwaltung (allgemein) Personalwesen Lohnbuchhaltung KFZ-Akte

Downloads:

DOCBOX® Branchenbericht Automobil​​​​​​​

Die Aufgabe / Anforderung

  • Prozessoptimierung
    Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
  • Mobiler Zugriff
    Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse
  • Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
    Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
  • Platzersparnis
    Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
  • Revisionssicherheit
    Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert Kundenzufriedenheit Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Mit Hilfe der DOCBOX® werden sämtliche Dokumente elektronisch archiviert und in einem zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Je nach Berechtigung, haben die Mitarbeiter aller Abteilungen des Unternehmens unmittelbar Zugang zu allen benötigten Dokumenten.  Mit dem DOCBOX® Mandanten Modul ist es möglich, mehrere Autohäuser in ein Netzwerk einzubinden und dann in einem System zu verwalten.
Für jeden Mandanten, ganz egal ob eigenständige Firma oder Dependance, ist es möglich, eigene Benutzer im Berechtigungssystem anzulegen.

Den Überblick über alle Dokumente zu behalten ist mit DOCBOX® AutoArchive ganz einfach. AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch. Sie brauchen sich um nichts kümmern. Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin angekommenen Dateien revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv in der DOCBOX®. Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und erstellt zu jedem Ordner eine entsprechende Regel.

Die DOCBOX® ist die Lösung für Sie wenn Sie den Überblick über Ihre Dokumente und Fahrzeugakten behalten wollen.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Automobil"

Stempel
Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen
Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wiedervorlagen
Wiedervorlagen

Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

Portable Client
Portable Client

Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

AutoArchive
AutoArchive

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

Mandanten
Mandanten

Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

Workflow
Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.