Bildung

Was sind die Grundlagen eines erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems und damit eines optimalen Systems der Arbeitsaufteilung und Arbeitsverteilung? Richtig, einfache Implementierung und Bedienbarkeit sowie Dynamik.

Eine Dynamik, wie man sie nicht nur im elementaren Schulsystem antrifft, sondern die man besonders an Hochschulen und Universitäten, mit ihrer ausufernden Fluktuation gerade im Personalbereich, vorfindet. Allein die Anzahl der Beschäftigten führt hier schon heute zu einem unüberschaubaren Berg an Personalakten. Diese Situation wird durch die häufigen Wechsel im Personal und die sich verändernden Bedingungen und Aufgabenbereiche zunehmend verschärft.

Die Richtlinien der GoBD, die elektronische Archivierung fordern, und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen, führen zwangsläufig zum Einsatz eines elektronischen Archivierungs- und Management-Systems wie der DOCBOX®. Mit dem Workflow-Modul wird die DOCBOX® schnell die Sympathie der Verwaltungsmitarbeiter gewinnen, denn die DOCBOX® ist nicht nur kinderleicht zu bedienen, sondern schafft mit diesem Modul die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form exakt zu dem Mitarbeiter zu bringen, der den nächsten Arbeitsschritt zu vollziehen hat. Und alle Beteiligten haben jederzeit den aktuellen Status der Dokumente im Blick. Zusätzlich deckt die DOCBOX® in diesem Bereich sensibler personenbezogener Daten, durch das ausgeklügelte Rechtesystem, den Datenschutz vollständig ab.

Und verläuft der Büroalltag noch so stressig, mit der DOCBOX® gelingt ein effizientes Arbeiten, durch das zudem ein dreifacher Spareffekt erzielt wird.