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Bildung

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

In der Bildungsbranche, die überwiegend aus Steuermitteln finanziert ist, bestehen umfangreiche Dokumentationspflichten, um den korrekten Einsatz dieser Steuermittel prüfen zu können und nachvollziehbar zu machen.

Diese Anforderungen führten also bisher zu einem Berg von zu archivierenden Dokumenten, vorwiegend in Papierform, was in der Gegenwart oft zu überquellenden Papierarchiven geführt hat.

Nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017, müssen alle geschäftlich relevanten Dokumente, wie z. B. Abrechnungen von Bildungsangeboten und -veranstaltungen, Etats von Schulen und Hochschulen etc., elektronisch zur Verfügung gestellt und revisionssicher aufbewahrt werden.

Aufgrund dieser Voraussetzungen ist der Wechsel zu einem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) wie der DOCBOX® unabdingbar.

Bildung

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Bildung":

Verwaltung (allgemein) Rechnungswesen Personalwesen Einkauf

Die Aufgabe / Anforderung

  • Prozessoptimierung
    Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
  • Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
    Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
  • Platzersparnis
    Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
  • Revisionssicherheit
    Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
  • Transparenz
    Die zuständigen Prüfungsorgane der staatlichen Behörden haben die aktuelle Situation jederzeit im Blick
  • Mitarbeiterzufriedenheit
    Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis die Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch das endlose Suchen der Rechnungsprüfer in zahllosen Aktenordnern hat ein Ende.

Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, fordern die staatlichen Prüfungsorgane in Zukunft verstärkt oder ausschließlich IT-gestützte Buchführungssysteme. Spätestens dann ist die elektronische Akte Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Verwaltungen auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Bildung"

Die Vorteile

Was sind die Grundlagen eines erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems und damit eines optimalen Systems der Arbeitsaufteilung und Arbeitsverteilung? Richtig, einfache Implementierung und Bedienbarkeit sowie Dynamik.

Eine Dynamik, wie man sie nicht nur im elementaren Schulsystem antrifft, sondern die man besonders an Hochschulen und Universitäten, mit ihrer ausufernden Fluktuation gerade im Personalbereich, vorfindet. Allein die Anzahl der Beschäftigten führt hier schon heute zu einem unüberschaubaren Berg an Personalakten. Diese Situation wird durch die häufigen Wechsel im Personal und die sich verändernden Bedingungen und Aufgabenbereiche zunehmend verschärft.

Die Richtlinien der GoBD, die elektronische Archivierung fordern, und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen, führen zwangsläufig zum Einsatz eines elektronischen Archivierungs- und Management-Systems wie der DOCBOX®. Mit dem Workflow-Modul wird die DOCBOX® schnell die Sympathie der Verwaltungsmitarbeiter gewinnen, denn die DOCBOX® ist nicht nur kinderleicht zu bedienen, sondern schafft mit diesem Modul die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form exakt zu dem Mitarbeiter zu bringen, der den nächsten Arbeitsschritt zu vollziehen hat. Und alle Beteiligten haben jederzeit den aktuellen Status der Dokumente im Blick. Zusätzlich deckt die DOCBOX® in diesem Bereich sensibler personenbezogener Daten, durch das ausgeklügelte Rechtesystem, den Datenschutz vollständig ab.

Und verläuft der Büroalltag noch so stressig, mit der DOCBOX® gelingt ein effizientes Arbeiten, durch das zudem ein dreifacher Spareffekt erzielt wird:

Platz

Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.

Zeit

Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.

Geld

Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.

Mehr erfahren oder die DOCBOX® kostenfrei testen?