Maschinen- und Anlagenbau
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu archivieren.
Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Maschinen- und Anlagenbau":
Vertrieb Transport / Logistik Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Personalwesen
Downloads:
DOCBOX® Branchenbericht Maschinen- und Anlagenbau
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Maschinen- und Anlagenbau"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Der Maschinen- & Anlagenbau ist eine international stark konkurrierende Branche. Umso wichtiger ist es deshalb, kühlen Kopf zu bewahren und jederzeit den Überblick zu behalten. Selbst die erfolgreichsten Unternehmen kommen manchmal in Turbulenzen und die eingelaufenen Prozesse im Bereich Dokumenten-Management drohen aus dem Gleichgewicht zu geraten.
Mit der DOCBOX® schaffen Sie sich für die Zukunft ein Fundament, das Sie nie im Stich lässt – egal ob Sie vom Büro oder von unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen möchten. Wir bieten Ihnen mit dem DMS DOCBOX® eine perfekte Organisation Ihrer Daten und Dokumente und perfekt koordinierte Geschäftsprozesse.
Zudem ist der deutsche Maschinen- & Anlagenbau auch eine stark exportorientierte Branche. Im Branchenvergleich zeigt sich ein besonders hoher Exportüberschuss. Während es sich bei den Importen in diesem Bereich überwiegend um Standardmaschinen handelt, exportieren die deutschen Unternehmen hochtechnische Spezialmaschinen. Schnelles und flexibles Reagieren ist an dieser Stelle für ein erfolgreiches Unternehmen überlebenswichtig. Mit der DOCBOX® profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen, die nicht nur einfach und schnell durchführbar sind, sondern sich zudem auch positiv auf die Bearbeitungszeiten und den Workflow auswirken.
Ein Kunde möchte wissen, welchen Maschinentyp er im Mai 2012 bei Ihnen bestellt hat, er weiß aber das Datum nicht mehr genau und auch die Bestellnummer hat er nicht mehr vorliegen. Einfach „Rechnung Mai 2012“ in die Suchleiste eingegeben und schon durchsucht die DOCBOX® alle Ihre Dokumente und filtert jene heraus, die die eingegeben Begriffe beinhalten.
Sie haben also einen dreifachen Spareffekt.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.