Nahrungsmittel-, Land- und Forstwirtschaft
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Die Anforderungen, denen sich moderne Landwirte heute stellen müssen, sind längst nicht mehr vergleichbar mit den Anforderungen noch vor wenigen Jahren. Vor allem in den Bereichen Dokumentation, Anträge und Genehmigungen aber auch Personalverwaltung, hat sich viel getan, weiterentwickelt und verändert.
Da die Mehrzahl der anfallenden Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern.
Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Anfragen von Behörden oder Geschäftspartnern bzw. Kunden, Dokumente schneller gefunden und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken gesenkt.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Nahrungsmittel-, Land- und Forstwirtschaft":
Rechnungswesen Controlling Einsatzmanagement Einkauf Personalwesen Lohnbuchhaltung Technik
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Ob Pflanzen- und Getreideanbau, Tierhaltung und Milch- bzw. Eierproduktion: Unabhängig von den Produktionszweigen Ihres land- und forstwirtschaftlichen Betriebes, erfüllt die DOCBOX® alle Anforderungen an ein zeitgerechtes Dokumenten-Management-Systems. Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Nahrungsmittel-, Land- und Forstwirtschaft"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
Die Vorteile
Alles auf einmal im Blick haben, revisionssicher archiviert und in Sekundenschnelle wiedergefunden: Das ist die DOCBOX®. Behalten Sie Ihre Betriebsabläufe und -zahlen immer im Auge. Sie werden staunen, wie reibungslos der Datenaustausch mit Vertriebsmitarbeitern oder Ihrem Steuerberater auf einmal läuft. Wahren Sie somit nicht nur das ökologische Gleichgewicht im Wald und auf den Feldern bzw. im Stall, sondern auch in Ihrem Dokumenten-Management – und das alles ganz papierlos!
Ebenso wenig wie man es sich in dieser Branche leisten kann, sich auf dem Weg zum Erfolg durch Frost, Hagel oder Sturm aufhalten und sich vom Weg abbringen zu lassen, haben wir bei der Entwicklung des Daten-Management-Systems DOCBOX®, trotz Gegenwind nicht unser Ziel aus den Augen verloren, eine Software zu produzieren, die einfach zu handhaben und überall einsetzbar ist.
Die Ordnerstruktur für Ihre Dokumente können Sie in der DOCBOX® selbst festlegen. Richten Sie die DOCBOX® individuell nach Ihren Bedürfnissen ein. Vielleicht genauso strukturiert, wie Sie bisher die Papierdokumente abgelegt haben.
Starten Sie noch heute mit der revisionssicheren Archivierung und legen Sie Sie los mit dem DMS DOCBOX®.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.