Für Einrichtungen im öffentlichen Bereich ist der Wechsel von herkömmlicher Archivierung auf ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) nicht erst seit Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01. Januar 2017 eine absolute Notwendigkeit, denn die entsprechenden Gremien in Bundes- und Landesbehörden fordern diesen Umstieg schon seit geraumer Zeit.
Durch die enorm hohe Anzahl an täglich zu verarbeitenden Dokumenten und durch die hohen Hürden in Bezug auf Daten- und Revisionssicherheit braucht es eine Software, die schnell und einfach erlernbar ist und problemlos in die tägliche Arbeit integriert werden kann.
Genau auf diese Anforderungen ist das DMS DOCBOX® zugeschnitten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann in unterschiedlichen Systemordnern archiviert. Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, können direkt in diesen Ordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der amtliche Kassenprüfer braucht sich nicht mehr durch Papierberge zu wühlen, sondern findet die benötigten Dokumente mit nur einem Klick.
Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf alle gegenwärtigen und zukünftigen Szenarien mit ihren Herausforderungen bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Die öffentlichen Einrichtungen und Betriebe stehen in besonderer Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit, in deren Dienst sie stehen. Sie haben für die Sicherheit der erhaltenen Informationen und Dokumente zu sorgen. Die Öffentlichkeit muss sich darauf verlassen können, dass alles nach einem strukturierten Plan und nach Gesetz und Ordnung läuft. Den dafür notwendigen reibungslosen Ablauf liefert das DMS DOCBOX®. Die DOCBOX® schafft eine einheitliche Struktur. Die Mitarbeiter haben zu jeder Zeit jedes benötigte Dokument sofort auf dem Bildschirm. Stundenlanges Durchsuchen von Akten und Ordnern? Das gehört von nun an der Vergangenheit an. Setzen Sie auf Schnelligkeit und Ordnung – die DOCBOX® sorgt dafür, dass dies Realität wird! Geht es zum Beispiel um
Die DOCBOX® macht den Arbeitsalltag unkompliziert. So macht das Arbeiten Freude – und bringt nebenbei noch einen dreifachen Spareffekt:
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.