Öffentliche Einrichtungen und Betriebe / Verwaltung
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Für Einrichtungen im öffentlichen Bereich ist der Wechsel von herkömmlicher Archivierung auf ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) nicht erst seit Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01. Januar 2017 eine absolute Notwendigkeit, denn die entsprechenden Gremien in Bundes- und Landesbehörden fordern diesen Umstieg schon seit geraumer Zeit.
Durch die enorm hohe Anzahl an täglich zu verarbeitenden Dokumenten und durch die hohen Hürden in Bezug auf Daten- und Revisionssicherheit braucht es eine Software, die schnell und einfach erlernbar ist und problemlos in die tägliche Arbeit integriert werden kann.
Genau auf diese Anforderungen ist das DMS DOCBOX® zugeschnitten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann in unterschiedlichen Systemordnern archiviert. Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, können direkt in diesen Ordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Öffentliche Einrichtungen und Betriebe / Verwaltung":
Rechnungswesen Controlling Einsatzmanagement Einkauf Personalwesen Lohnbuchhaltung Technik
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der amtliche Kassenprüfer braucht sich nicht mehr durch Papierberge zu wühlen, sondern findet die benötigten Dokumente mit nur einem Klick.
Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf alle gegenwärtigen und zukünftigen Szenarien mit ihren Herausforderungen bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Öffentliche Einrichtungen und Betriebe / Verwaltung""
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Die öffentlichen Einrichtungen und Betriebe stehen in besonderer Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit, in deren Dienst sie stehen. Sie haben für die Sicherheit der erhaltenen Informationen und Dokumente zu sorgen. Die Öffentlichkeit muss sich darauf verlassen können, dass alles nach einem strukturierten Plan und nach Gesetz und Ordnung läuft. Den dafür notwendigen reibungslosen Ablauf liefert das DMS DOCBOX®. Die DOCBOX® schafft eine einheitliche Struktur. Die Mitarbeiter haben zu jeder Zeit jedes benötigte Dokument sofort auf dem Bildschirm. Stundenlanges Durchsuchen von Akten und Ordnern? Das gehört von nun an der Vergangenheit an. Setzen Sie auf Schnelligkeit und Ordnung – die DOCBOX® sorgt dafür, dass dies Realität wird! Geht es zum Beispiel um
- das Sammeln und Archivieren wichtiger Daten bzgl. der Organisation des Fahrplanes der deutschen Bahn? – im Handumdrehen erledigt.
- Verträge über landwirtschaftliche Flächen im Forstamt? - alles sofort mit einem Klick.
- sämtliche schulischen Nachweise und Formulare einer Grundschule mit zahlreichen Klassen? - in Sekundenschnelle gefunden und auch gleich wieder ausgedruckt.
Die DOCBOX® macht den Arbeitsalltag unkompliziert. So macht das Arbeiten Freude – und bringt nebenbei noch einen dreifachen Spareffekt.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.