Deutschland kann digital

Berge aus Papier türmen sich in vielen Büros, füllen Ordner, Aktenschränke und Archive. Ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen ... wo man hinsieht, nichts als Papier. Weder ist das umweltverträglich noch nachhaltig und meistens auch nicht den gesetzlichen Richtlinien entsprechend. Und in Zeiten von vermehrter Arbeit im Home-Office wird die ausgedruckte Rechnung schnell zum Objekt der Begierde: Wer bekommt sie wann und wie? Dabei ist die Lösung so einfach: Software zur digitalen Archivierung von Daten.

Erfolg mit DMS-Daten aus der Wolken-Infrastruktur
Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) in der Cloud arbeiten Unternehmen papierlos, organisiert und effizient. Viele Unternehmen treten jetzt in die entscheidende Phase der Cloud-Nutzung ein und arbeiten mit Applikationen aus der Wolke.
Mit der DOCBOX®-Cloud-Lösung, der Software-as-a-Service (SaaS), eröffnen sich ganz neue Szenarien für nachhaltige Geschäftsstrategien, -modelle und -erfolge.
In der Cloud bekommen Kunden Zugriff auf alle gebuchten Module und können die DOCBOX® uneingeschränkt nutzen. Die Informationen sind sowohl bei der Übertragung als auch auf dem Datenträger verschlüsselt. Der Schutz und die Unabhängigkeit der Kundendaten stehen bei der DOCBOX®-Cloud-Version an erster Stelle.
Nutzer*innen der DOCBOX®-Cloud-Anwendung benötigen nur eine Internetverbindung. Schon können sie jederzeit und vollkommen ortsunabhängig auf relevante Firmendokumente und -daten zugreifen. Gerade Außendienst-Mitarbeitende oder Mitarbeitende, die auf dieselben Dokumente, etwa Angebote oder Rechnungen, von unterschiedlichen Arbeitsorten – Stichwort Home-Office – aus zugreifen müssen, fühlen sich mit der DOCBOX® aus der Wolke wie im siebten Himmel.
DMS mit der DOCBOX® in der Cloud bietet den Vorteil, dass Dokumente oder Prozesse über mehrere Endgeräte und Betriebssysteme hinweg bearbeitet werden können. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.
Auch für die langfristige Aufbewahrung von Dateien ist DMS-Software in der Cloud ideal. Elektronisch können Dateien nicht nur sicher unverändert und nachvollziehbar, also revisionssicher abgelegt, sondern bei Bedarf auch automatisiert und rechtskonform gelöscht werden. Das ist zum Beispiel für die Erfüllung der DSGVO oder bei Steuerdaten interessant, die für einen definierten Zeitraum archiviert werden müssen und für die es zusätzlich Pflichten zum Löschen gibt.

Die DOCBOX® steht sowohl serverbasiert als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premises).

Auch in Apotheken ist heute die Digitalisierung der entscheidende Schlüssel für Verbesserungen in der Produktivität. Ein Dokumenten-Management-System hilft, die Apotheke flexibler und effizienter zu machen. Die digitale Archivierung von relevanten Dokumenten verbessert die Wirtschaftlichkeit und sorgt für Rechtssicherheit.

Die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System in der Apotheke, im Gesundheitswesen allgemein, sind vielfältig. Sie stellen an die Entwickler der Anwendung eine spezielle Herausforderung dar. Die DOCBOX® erfüllt diese Parameter zur vollsten Zufriedenheit von Dr. Jochen Walter. „Mit der DOCBOX® archivieren wir alle Herstellungs- und Prüfprotokolle digital. Denn jede Rezeptur erfordert eine Plausibilitätskontrolle, eine Herstellungsanweisung sowie ein Herstellungsprotokoll. Diese Daten müssen gesetzeskonform drei bis fünf Jahre revisionssicher archiviert werden.“ Darüber hinaus kommt die DOCBOX® in der Hamburger Apotheke bei der Ablage der Qualitätsmanagement-Prozesse zum Einsatz. Die Sicherheitsdatenblätter von Gefahrstoffen sind im DMS ebenso dokumentiert wie Zu- und Abgänge in der Betäubungsmittelkartei. „Im kaufmännischen Bereich verwenden wir die Anwendung natürlich auch für die Archivierung und die schnelle Suche von Rechnungen und Lieferscheinen. Immer mehr Zulieferer schicken heute Rechnungen per E-Mail. Gesetzeskonform müssen wir sowohl die E-Mail als auch die Rechnung im Anhang revisionssicher digital archivieren. Mit dem Modul DATEV Fibu sind wir zusätzlich und komfortabel auf Knopfdruck mit unserer Steuerkanzlei verbunden. Faktisch nutzen wir alle Funktionen und Module der DOCBOX®“, berichtet Dr. Walter.

Prozesse automatisieren und vereinfachen

Mit Hilfe von Workflows steuern Dr. Walter und sein Team den Dokumentenlauf. Damit verschlankt sich die komplette Büroorganisation. Anknüpfungspunkte zu Mitarbeitern werden im Workflow immer dort gesetzt, wo tatsächlich nötig. Alle Bereiche sind mit verschiedenen Berechtigungen versehen. Die Berechtigungen sind pro Benutzer einstellbar. Andererseits garantiert der Workflow, dass auch Teilzeitkräfte immer auf dem aktuellen Informationsstand sind. Mit dem DOCBOX®-Workflow-Management unterstützt das Unternehmen digitale, papierlose sowie prozessoptimierte Arbeitsabläufe und generiert somit Kosteneinsparungen im Projektmanagement und Verwaltungsbereich. Der Rechnungs-Workflow etwa beschreibt alle typischen Tätigkeiten zur Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen: Rechnungsprüfung, Genehmigung und Freigabe sowie Kontierung und Buchung von Rechnungen.

Betrachten wir den wichtigen Komplex Lieferscheine und Rechnungen noch näher. Will Dr. Walter ein Medikament an den Großhandel retournieren, braucht er dazu zwingend den Lieferschein. Früher musste das Team um Dr. Walter diesen umständlich und mit viel Zeitaufwand im Archiv suchen. Mit der intelligenten Volltextsuche der DOCBOX® gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an, denn es garantiert systemübergreifendes Suchen und Finden. Die Lieferscheinnummer wird im ERP-System mit einem Doppelklick markiert, die DOCBOX® sucht und findet den Lieferschein im Handumdrehen.

Eines der ausschlaggebenden Kriterien für den Einsatz der DOCBOX® als DMS in seiner Apotheke ist für Dr. Jochen Walter die Möglichkeit der qualifizierten digitalen Signatur. „Gerade die Betäubungsmittelkartei erfordert absolute Zuverlässigkeit, Aufmerksamkeit und Genauigkeit in der Handhabung. Hierzu erstellen wir regelmäßig Protokolle. Diese Protokolllisten müssen von mir - nach bestehender Gesetzeslage - persönlich abgezeichnet werden. Das ist mit der digitalen Signatur der DOCBOX® rechtsverbindlich möglich. Das ist ein richtiger Trumpf“, berichtet Dr. Walter.

Dr. WALTERs Gesundheitszentrum Markt-Apotheke und Sanitätshaus in Hamburg wurde 1970 gegründet und beschäftigt aktuell 32 Fachkräfte.

DMS mit Wiederfindungsgarantie
Die DOCBOX®ist das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie. Sie ist in weniger als 15 Minuten einsatzbereit und hilft, Dokumente revisionssicher zu archivieren - analog zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). E-Mails können mit der DOCBOX®sowohl interaktiv aus der Anwendung als auch serverbasiert archiviert werden. Die Suche nach archivierten Mails erfolgt direkt aus der DOCBOX®. Die integrierte OCR-Software indiziert Dokumente bereits beim Scannen. Dadurch können Rechnungen und Verträge jederzeit und schnell wiedergefunden werden, vergleichbar einer Internet-Suchmaschine. Die enthaltene Drag & Drop-Funktion erleichtert das Arbeiten mit der DOCBOX®entscheidend. So können etwa vorhandene PDF-Dokumente bzw. ganze Ordner mit PDF-Dokumenten einfach per Mausklick im Eingangsfach abgelegt werden.
Ein weiteres herausragendes Merkmal ist der in der DOCBOX®enthaltene Direktdruckertreiber. Mit ihm können Ausdrucke aus jeder Windows-Software archiviert werden, beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in MS-Office erstellte Geschäftsbriefe und Kalkulationen. Das jeweilige Dokument wird direkt der DOCBOX®zugewiesen und aufbewahrt. Ferner integriert sich die DOCBOX®flexibel und einfach in bereits bestehende ERP-Systeme. Dadurch lassen sich Ausgangsbelege automatisch in einen gemeinsamen Dokumentenpool ablegen und Belege oder komplette Akten direkt aus dem ERP-System heraus aufrufen.