Das Konzept einer umfassenden DMS-Lösung ist mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier, neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Compliance), vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen. Die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsmodellen benötigt die Unterstützung eines professionellen Dokumenten-Management-Systems. Zur Steigerung der Effizienz von dokumentengebundenen Geschäftsprozessen bietet die DOCBOX® ein breites Spektrum an Funktionen und Lösungsmöglichkeiten, welche die unterschiedlichen Aufgabenbereiche abdecken. Diese reichen von Funktionen zur Archivierung und zur Dokumentenverwaltung bis zu Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen.
Die DOCBOX® ist der Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Unternehmen: Durch Dokumente und Inhalte, die zentral erfasst, gespeichert und einer definierten Gruppe zur Verfügung gestellt werden, werden Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt.
Mit der ganzheitlichen Strategie der DOCBOX® werden alle Dokumente von Huber & Ranner verwaltet und organisiert. Durch den effizienten Einsatz der DOCBOX®-Module erhält das Unternehmen Unterstützung beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung. Damit leistet die DOCBOX® einen maßgeblichen Beitrag zur Digitalisierung der Geschäfts- und Arbeitswelt im Sinne eines Digital Office.
Beispiele gefällig? Betrachten wir den Unternehmensalltag von Huber & Ranner etwas genauer:
- In der Angebotsphase fallen zwischen 20 bis 500 Seiten relevante Unterlagen an, die bisher ausgedruckt dem Projektleiter zur Verfügung standen. Heute greift er dank der DOCBOX® digital auf diese Dokumente zu.
- Der Geschäftsvorgang eines Auftrages füllt einen bis fünf Aktenordner. Dadurch besetzen hunderte neue Ordner pro Jahr die Archivregale. Haben Sie die Lagerflächen vor Ihrem geistigen Auge, die das Unternehmen aufgrund der digitalen Auftragsdokumentation nun spart? Und wie einfach und schnell Dokumente jetzt mithilfe der integrierten OCR-Software gefunden werden. So bequem wie mit einer Suchmaschine im Internet.
- Als nächster Schritt ist die revisionssichere Archivierung von Lieferscheinen und Bestellungen sowie die Organisation von Freigabeprozessen mit der DOCBOX® geplant.
- Für die Buchhaltung hat Huber & Ranner einen digitalen Workflow eingerichtet. Eingangsrechnungen werden von Lieferanten an eine für diesen Zweck speziell eingerichtete Rechnungs-E-Mailadresse gesandt. Diese Mail wird von der DOCBOX® automatisch abgeholt und in den Rechnungsworkflow übergeben.
- Die Buchhaltung prüft zunächst die Richtigkeit der Rechnung. Im weiteren Verlauf der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird sie an den Einkauf oder die Geschäftsleitung weitergeleitet. Von dort geht sie weiter an den zuständigen Projektleiter. Hat dieser die Rechnung abgezeichnet, kommt sie zurück zur Buchhaltung. Dort finden schließlich die Überweisung und die revisionssichere Archivierung der Rechnung in der DOCBOX® statt. Durch die elektronische Rechnungsabwicklung werden Medienbrüche vermieden und beachtliche Einsparpotenziale realisiert.
- Zukünftig beabsichtigt man die Kopplung der DOCBOX® mit dem unternehmenseigenen ERP-System. Diese Verzahnung wird die Geschäftsprozesse weiter optimieren, da beispielsweise technische Datenblätter und Zeichnungen dann digital über die DOCBOX® zur Verfügung stehen.
Zum Unternehmen:
Das 1974 gegründete Familienunternehmen Huber & Ranner produziert Lüftungs- und Klimazentralgeräte, die weltweit zum Einsatz kommen. Die Anlagen finden in Deutschland u. a. Einsatz am Flughafen in München, in der Hamburger Elbphilharmonie, in den Unikliniken Frankfurt, Heidelberg und Kiel, in diversen Einkaufszentren und Hotels.
International sind die Produkte von Huber & Ranner in allen Industrienationen der Welt im Einsatz, z. B. in der Automobilbranche: Ob Tesla, Ferrari, Toyota oder aber auch die deutschen Automobilhersteller - alle vertrauen auf die Produkte aus dem Landkreis Passau.