Mit einem Dokumenten-Management-System in der Cloud arbeiten Unternehmen papierlos, organisiert und effizient. Viele Unternehmen treten jetzt in die entscheidende Phase der Cloud-Nutzung ein und arbeiten mit Applikationen aus der Wolke.
Mit der DOCBOX®-Cloud-Lösung, der Software-as-a-Service (SaaS), eröffnen sich ganz neue Szenarien für nachhaltige Geschäftsstrategien, -modelle und -erfolge. Mittlerweile wurde bereits der fünfte Cloudserver für DOCBOX®-Nutzer*innen freigeschaltet. Jeder Kunde verfügt über eine eigene Datenbank, die in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert wird.
Flexibilität und Sicherheit für Daten und Dokumente
Die Cloud-Lösung der DOCBOX® ist vollkommen identisch mit der serverbasierten Inhouse-Anwendung. On-Premises-Umgebungen stoßen jedoch häufig an die Grenzen der Skalierbarkeit, d. h. die Fähigkeit zum Wachstum des Systems ist begrenzt. Denn die Datenvolumen nehmen kontinuierlich zu. Schon deshalb führt an einer Cloud-Lösung für viele Kunden oft kein Weg mehr vorbei. Hinzu kommt außerdem das Thema Kosten. Cloud-Lösungen zu nutzen bedeutet, die Ausgaben für Infrastruktur, Rechenleistung und Speicherkapazität deutlich zu reduzieren. Unternehmen investieren somit in die digitale Zukunft und handeln kostenbewusst. Es geht nicht mehr darum, ob Unternehmen auf Cloud-Lösungen setzen sollen, sondern für welche Anwendungen und in welcher Betriebsform sie das am besten tun. Datenkonsistenz und -verfügbarkeit sind dabei entscheidende Faktoren für mehr Flexibilität und Agilität.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist ein maßgeblicher Schritt in Richtung Digitalisierung. Besonders durch die Verknüpfung mit weiteren digitalen Lösungen wie DATEV, CRM- oder ERP-Anwendungen, das heißt die Anbindung an bereits vorhandene Software-Lösungen, können Redundanzen reduziert und ein komplexes System noch übersichtlicher abgebildet werden. Diese digitale Verknüpfung spart außerdem die wertvollste Ressource: Zeit.
Nur noch mit dem Internet verbinden
In der Cloud bekommen Kunden Zugriff auf alle gebuchten Module und können die DOCBOX® uneingeschränkt nutzen. Die Informationen sind sowohl bei der Übertragung als auch auf dem Datenträger verschlüsselt. Der Schutz und die Unabhängigkeit der Kundendaten stehen bei der DOCBOX®-Cloud-Version an erster Stelle.
Nutzer*innen der DOCBOX®-Cloud-Anwendung benötigen nur eine Internetverbindung. Schon können sie jederzeit und vollkommen ortsunabhängig auf relevante Firmendokumente und -daten zugreifen. Gerade Außendienst-Mitarbeitende oder Mitarbeitende, die auf dieselben Dokumente, etwa Angebote oder Rechnungen, von unterschiedlichen Arbeitsorten aus zugreifen müssen, fühlen sich mit der DOCBOX® aus der Wolke wie im siebten Himmel.
DMS mit der DOCBOX® in der Cloud bietet den Vorteil, dass Dokumente oder Prozesse über mehrere Endgeräte und Betriebssysteme hinweg bearbeitet werden können. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.
Auch für die langfristige Aufbewahrung von Dateien ist DMS-Software in der Cloud ideal. Elektronisch können Dateien nicht nur sicher unverändert und nachvollziehbar, also revisionssicher abgelegt, sondern bei Bedarf auch automatisiert und rechtskonform gelöscht werden. Das ist zum Beispiel für die Erfüllung der DSGVO oder bei Steuerdaten interessant, die für einen definierten Zeitraum archiviert werden müssen und für die es zusätzlich Pflichten zum Löschen gibt.
Die DOCBOX® in der Cloud ab 9,90 Euro monatlich zahlt sich im Wortsinn aus und überzeugt durch ihren entscheidend höheren Funktionsumfang im Vergleich mit anderen DMS-Cloud-Lösungen.