Die digitale Personalakte schafft Effizienz Qualität am Arbeitsplatz

Der DRK-Landesverband Badisches Rotes Kreuz leistet einen unverzichtbaren Dienst am Menschen mit einer breiten Palette an sozialen Dienstleistungen. Man versteht sich selbst als innovative Kraft, die durch kontinuierliches, strukturiertes und zukunftsorientiertes Denken und Handeln den Wohlfahrtsverband in eine wirtschaftlich, inhaltlich und qualitativ gesicherte Zukunft führt. Deshalb liegt es für den Landesverband des Deutschen Roten Kreuzes auch nahe, mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems das schnelle und koordinierte Handeln des Verbandes zu optimieren.

Die DOCBOX® bildet dabei für das Dokumentenmanagement sowie die Archivierung von digitalen Daten das Rückgrat für zahlreiche Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung. Personalakten werden in der Abteilung schnell und revisionssicher archiviert. Alle Mitarbeiter*innen der Abteilung haben nun durch die spezielle Workflow-Funktion der DOCBOX® jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Personalakten. Aufgrund der integrierten OCR-Software, mit deren Hilfe die Dokumente beim Archivieren indiziert und verschlagwortet werden, können die Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen schnell wiederfinden. „Das Archivieren mit der DOCBOX® geht wirklich so einfach, wie Sie es versprochen haben und wir konnten auch tatsächlich nach der kurzen Einweisung sofort loslegen“, berichtet ... begeistert. Als weiterer Vorteil erweist sich für den DRK Landesverband die enorme Einsparung an physikalischem Archivspeicherplatz.
 

Die digitale Personalakte automatisiert Personalprozesse

Der DRK Landesverband hat erkannt, wie vorteilhaft es ist, relevante interne Prozesse digital und elektronisch abzubilden und damit transparenter zu machen. Auf der Basis elektronischer Personalakten lassen sich Abläufe nicht nur automatisieren, sondern vor allem optimieren. Digitalisierte Dokumente lassen sich mit der DOCBOX® zentral speichern sowie verwalten und können direkt für interne Arbeitsprozesse genutzt werden. Alle benötigten Unterlagen stehen bei Bedarf sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung und können zudem stetig erweitert werden.
 

Die digitale Personalakte schafft Transparenz und Effizienz

Die Vorteile der Digitalisierung der Personalunterlagen mit der DOCBOX® beruhen auf den schnellen Zugriffsmöglichkeiten, dem optimalen Überblick sowie der zentralen Archivierung.  Die digitale Personalakte enthält alle personalrelevanten Daten. Die DOCBOX® schafft somit die Basis für effizientes Bewerbermanagement, Weiterbildungsplanung oder Reisekostenabrechnung. Und dies völlig unabhängig von Zeit und Ort.
 

Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität

Die digitale Personalakte garantiert die konsequente Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien. Die elektronische, revisionssichere Archivierung mit der DOCBOX® schafft Sicherheit. Das DMS ermöglicht durch Workflow-Prozesse automatisierte Benachrichtigungen aller mit bestimmten Prozessen befassten Mitarbeiter*innen und stellt alle relevanten Dokumente in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung. Die DOCBOX® ist browserbasiert und lässt sich problemlos in bereits bestehende Software-Applikationen integrieren.