Digitale Mandantenverwaltung im Einzelhandel mit der DOCBOX®

Die Ferox GmbH verwaltet die Buchhaltung von sieben EURONICS-Fachmärkten im norddeutschen Raum. Durch die zentrale, digitale und revisionssichere Dokumentenverwaltung mit der DOCBOX® ergeben sich zahlreiche Effizienzvorteile.

Das in der DOCBOX® gespeicherte Datenvolumen beträgt mittlerweile mehr als ein Terrabyte. Daher war der Umzug von der Inhouse- zur Cloud-Anwendung Anfang 2022 eine logische Konsequenz. Die Dokumente sind ausfallsicher, zertifiziert und nach deutschem Datenschutz im ISO-zertifizierten Rechenzentrum gespeichert.

Mandanten-Modul ermöglicht Filialen spezifische Organisation

Das DOCBOX®-Mandanten-Modul bietet der Ferox GmbH die Möglichkeit, sieben EURONICS-Standorte als individuelle Mandanten abzubilden. Das Mandanten-Modul stellt dabei die perfekte Lösung dar, um in nur einem System alle Fachmärkte verwalten zu können. Je Mandant werden eigene Benutzer mit einem Rechtesystem angelegt. Parallel nutzt Ferox weitere DOCBOX®-Module, wie etwa Stempel, Notizen, Wiedervorlagenmanagement und Aufgabenverteilung sowie AutoArchive.

Digital und revisionssicher archiviert nach den Vorschriften der GoBD werden in der DOCBOX® alle Belege der sieben Fachmärkte in separaten digitalen Ordnern bzw. Archiven. Das betrifft sowohl Rechnungen, Lieferscheine, Jahresvereinbarungen mit Lieferanten und den gesamten Posteingang, aber eben beispielsweise auch Stundenzettel der Mitarbeitenden, Krankmeldungen, schriftliche Notizen, Werbung oder Handy- und Finanzierungsverträge mit Kunden. In keinem der sieben Fachmärkte findet sich noch ein klassischer Leitz-Ordner. Schluss, aus und vorbei: Die papierlosen EURONICS-Fachmärkte verkaufen Papier nur noch an ihre Kunden, etwa für Drucker und Kopierer.

„Mit der DOCBOX® haben wir ein hoch effizientes DMS. Durch die integrierte OCR-Software werden die Dokumententexte bereits beim Archivieren gelesen und indiziert. Jeder Beleg lässt sich so blitzschnell wiederfinden, wohingegen die Mitarbeitenden hierfür früher viele Ordner wälzen mussten“, so Geschäftsführer Stefan Kühn.

Über Ferox GmbH und EURONICS:

Die Ferox GmbH verwaltet die Buchhaltung von sieben EURONICS-Fachmärkten im norddeutschen Raum, u. a. der EURONICS-XXL-Filialen in Soltau & Wedel. In den beiden Fachmärkten mit je über 1.800 m² wird eine große Auswahl an Unterhaltungselektronik, Haustechnik, Computern, Telekommunikation, Tonträgern, Spiele, Software und das passende Zubehör angeboten.

Vom Premium-TV über Smart Wearables bis hin zu Haushaltsgeräten mit höchster Energieeffizienz bietet das Sortiment der EURONICS-Fachhändler alles für das Zuhause. Als exklusiver Vertriebspartner in Deutschland des E-Autoherstellers Aiways ist EURONICS der erste Elektrohändler, der Elektro-Fahrzeuge vertreibt. Dabei bietet EURONICS E-Mobilität aus einer Hand: vom Stromtarif bis zur Ladeinfrastruktur.

Die Genossenschaft zählt in Deutschland rund 1.200 Mitglieder an über 1.400 Standorten mit rund 11.000 Mitarbeitern. Ein umfassendes Dienstleistungsangebot, individuelle Beratung und qualifiziertes Fachpersonal sind die gemeinsamen Kennzeichen der zumeist inhabergeführten, mittelständischen Fachgeschäfte und Fachmärkte.

Die EURONICS Deutschland eG ist Partner des europäischen Einkaufs- und Marketingverbundes EURONICS International mit Sitz in Amsterdam. Aktuell ist die Verbundgruppe mit mehr als 8.800 Standorten in Europa aktiv. Mehr als 50.000 Mitarbeiter sind in den rund 5.500 Mitgliedsunternehmen in 34 Ländern beschäftigt. In Europa ist EURONICS die größte Verbundgruppe der Branche.