DOCBOX® unterstützt Tobit: E-Mail-Korrespondenz vollautomatisch digital archivieren

Erstellt am 30.07.2019

Das Archivieren von E-Mails gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Damit steigen auch die Anforderungen an das Dokumenten-Management-System. Die Datensicherung muss rechtskonform sein und sollte automatisch erfolgen. E-Mails sind laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in ein geordnetes Verzeichnis aufzunehmen.

Die DOCBOX®, das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie, unterstützt nun neben Microsoft Exchange Server, Microsoft-Outlook sowie allen anderen E-Mail-Anbietern mit IMAP-Protokoll auch die Anwendung david von Tobit.Software. Die elektronische Korrespondenz wird so klassifiziert und archiviert - Workflows können gestartet werden. Die Verbindung der Tobit.Software david mit der DOCBOX® garantiert fließende Unternehmensinformationen. Gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails werden zudem mühelos erfüllt. Zusätzlich werden Informationsinseln beseitigt, nahtlose Unternehmensprozesse werden Realität. Die elektronische Akte senkt Kosten, steigert die Produktivität und schützt vor Dokumentenverlusten. Unternehmen sparen mit der Kombination von david und DOCBOX® Zeit und sorgen für Transparenz in allen Geschäftsvorgängen.

Kunden wollen keine Produkte, sondern Lösungen. Praxisnah überzeugt daher die nahtlose Verzahnung der DOCBOX® mit der Tobit.Software. Die Verbindung ermöglicht den direkten Informationsaustausch zwischen dem Kommunikationswerkzeug david und der DOCBOX®. So lassen sich Dokumente aus david in der DOCBOX® revisionssicher archivieren, unerheblich ob es sich dabei um Faxe, E-Mails, SMS- oder Sprachnachrichten handelt. Die Anwender erhalten unternehmensweit raschen Zugriff auf Informationen und können diese komfortabel verwalten. Darüber hinaus gewährleistet die Software-Kombination eine schnelle Kommunikation und ein zuverlässiges Input- und Output-Management.