Im Hotelgewerbe fallen vor allem Rechnungen, Lieferscheine oder Bewirtungsbelege an. Müssen alle diese Dokumente manuell verarbeitet, verwaltet und archiviert werden, entsteht schnell ein hoher Verwaltungsaufwand. Dieser lässt sich durch ein geeignetes Dokumenten-Management-System deutlich reduzieren.
Um allen Gästen einen konstant erstklassigen Service bieten zu können sowie den Mitarbeitern eine effektive Arbeitsumgebung, setzen zahlreiche Penta Lifestyle-Hotels seit 2020 auf die DOCBOX® aus der Cloud. Der Einsatz des Dokumenten-Management-Systems sorgt für effiziente Arbeitsabläufe in der Verwaltung. Und das länderübergreifend, an den internationalen Standorten in Deutschland, Frankreich, im Vereinigten Königreich und in Belgien. In einer globalisierten Gesellschaft setzen die Penta Hotels auf die digitale Transformation von Geschäftsprozessen.
Die Penta Hotels arbeiten mit einer ERP-Lösung, die im Geschäftsalltag zu Effizienzsteigerungen beiträgt. Im Rahmen dieser Anwendung werden alle Belege und Eingangsrechnungen täglich gescannt. Mit der DOCBOX® werden diese Dokumente digital und vor allem revisionssicher in der Cloud archiviert. So sind sie von allen Standorten jederzeit abrufbar. Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. So werden die Dokumente schon bei der Eingabe von wenigen Zeichen blitzschnell gefunden.
Erfolg mit den DMS-Daten aus der Wolken-Infrastruktur
Mit dem Dokumenten-Management-System in der Cloud arbeiten die Penta Hotels papierlos, organisiert und effizient. Mit der DOCBOX®-Cloud-Lösung, der Software-as-a-Service (SaaS), eröffnen sich ganz neue Szenarien für nachhaltige Geschäftsstrategien, -modelle und -erfolge. In der Cloud haben die Hotels Zugriff auf alle gebuchten Module und können die DOCBOX® uneingeschränkt nutzen. Die Informationen sind sowohl bei der Übertragung als auch auf dem Datenträger verschlüsselt. Der Schutz und die Unabhängigkeit der Kundendaten stehen bei der DOCBOX®-Cloud-Version an erster Stelle.
DMS mit der DOCBOX® in der Cloud bietet den Vorteil, dass Dokumente oder Prozesse über mehrere Endgeräte und Betriebssysteme hinweg bearbeitet werden können. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.
Auch für die langfristige Aufbewahrung von Dateien ist DMS-Software in der Cloud ideal. Elektronisch können Dateien nicht nur sicher unverändert und nachvollziehbar, also revisionssicher abgelegt, sondern bei Bedarf auch automatisiert und rechtskonform gelöscht werden. Das ist zum Beispiel für die Erfüllung der DSGVO oder bei Steuerdaten interessant, die für einen definierten Zeitraum archiviert werden müssen und für die es zusätzlich Pflichten zum Löschen gibt.
Über Penta Hotels Worldwide GmbH:
Penta® steht für eine neue Generation von Lifestyle-Hotels mit dem unverwechselbaren Neighbourhood-Feeling, die modernen Individual- und Geschäftsreisenden Komfort und Stil in entspannter Atmosphäre bietet. Mit ihrem einzigartigen Design und ihrem außergewöhnlichen Ansatz steht die Lifestyle-Marke für wahre Innovation im gehobenen Mittelklassesegment der Branche. Mit 27 Hotels im Betrieb unter der Marke in Europa und Asien ist das Markenzeichen aller Hotels die Pentalounge – eine Kombination aus Lounge, Bar, Café und Rezeption – mit ihrem lockeren Wohnzimmer-Ambiente. Für weitere Informationen oder Buchungen besuchen Sie bitte www.pentahotels.com. Folgen Sie uns auf facebook.com/pentahotels und instagram.com/pentahotels
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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