EDI und DMS für maximalen Geschäftserfolg

Mithilfe von elektronischem Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) können Prozesse mit Geschäftspartnern deutlich effizienter gestaltet werden. Dadurch verfügen Mitarbeitende mehr über die knappe Ressource Zeit. EDIGURUS, das Team der Ingenieure für Software, hat sich zum Ziel gesetzt, alle Abläufe rund um den Einsatz von digitaler Kommunikation zwischen Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten.

Im Einkauf fehlt etwa häufig die Zeit, sich um die relevanten Themen zu kümmern, die über die Recherche des günstigsten Angebots hinausgehen, wie beispielsweise die Kategorisierung von A-, B- und C-Lieferanten. Der Einsatz von EDI schafft hier Vorteile. EDIGURUS digitalisiert mithilfe von EDI die Kommunikation mit den Lieferanten. Dadurch wird ermöglicht, die Prüfung und Verbuchung der eingehenden Nachrichten zu automatisieren. Bestellungen müssen nicht mehr manuell ausgestellt und vom Lieferanten nicht mehr manuell erfasst werden.

Dezentrales Netzwerk von mehr als 750 Firmen
EDIGURUS hat ein dezentrales Netzwerk von mehr als 750 Firmen aufgebaut. Die beteiligten Firmen tauschen auf digitalem Weg Geschäftspapiere aus. Das Netzwerk ist dezentral, weil Firmen von mehreren EDI-Providern daran teilnehmen, und die Nachrichten nicht über einen zentralen Punkt laufen. Das Netzwerk arbeitet auf digitalem Weg, weil die beteiligten Firmen entweder per EDI ihre ERP-Systeme direkt angeschlossen haben oder intelligente PDFs zur Kommunikation verwenden. Geschäftspapiere sind die verschlüsselt ausgetauschten Nachrichten. Insgesamt gibt es über 30 verschiedene Nachrichtentypen wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis, Rechnungen etc.

Im vierten Quartal 2020 wird EDIGURUS zudem einen Service anbieten können, der PDF-Dokumente, z. B. Auftragsbestätigungen, scannt und die wichtigsten Daten – etwa Mengen, Preise und Termine – daraus extrahiert und so die PDFs in EDI-Nachrichten umwandelt. Zunächst wird dieser Service für Lieferanten zur Verfügung stehen.

Bequem in der gewohnten Umgebung arbeiten
Dank der nahtlosen Integration der DOCBOX® in die EDIGURUS-Software greifen Nutzer*innen auf Informationen und Dokumente direkt in ihrer vertrauten Oberfläche zu. Die bekannten Benutzeroberflächen werden um einige DMS-Schaltflächen, Menüs und Optionen der DOCBOX® erweitert. So können umfangreiche Dokumenten-Management-Funktionen beispielsweise direkt aus der ERP-Anwendung heraus realisiert werden: Von der Erstellung, Bearbeitung über die revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD bis hin zur bequemen Suche nach bereits im Archiv vorhandenen Dokumenten.

Geschäftsprozesse dank DMS optimieren
Die DOCBOX® sorgt für eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung.

Die DOCBOX® steht sowohl serverbasiert als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Alle Dokumente liegen auf einem Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zum On-Premises-Modell.

Über aktivweb, System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit Ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 80 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb, System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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