Jede gute Software lebt von einer permanenten und dynamischen Weiterentwicklung. Die DOCBOX® ist eine solch innovative Applikation. Unsere Software-Entwickler tüfteln quasi rund um die Uhr, um unseren Kunden neue Module zur Verfügung stellen, die tatsächlichen Mehrwert generieren. Um den Kunden zu helfen, die täglichen Herausforderungen zu meistern. Aus dieser Motivation heraus entstand auch unser neuestes DOCBOX®-Modul FolderSync.
Herausforderung:
Viele Dateien, die Sie im täglichen Geschäftsalltag benutzen liegen in den verschiedensten Ordnern: Einige Dokumente speichern Sie lokal auf der Festplatte Ihres Computers, etwa in einem Verzeichnis Meine Dateien, andere in Netzwerk-Ordnern. Suchen Sie nun nach Dokumenten, geht das nur über den Dateinamen. Für alle weiteren Inhalte müssen Sie das Dokument in seiner jeweiligen Anwendung öffnen.
Idee:
Ein Modul, mit dem Sie den Überblick behalten. Egal, ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in ein System, die DOCBOX®, eingebunden werden, von mehreren Nutzern bearbeitet werden und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden.
Die Lösung: Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerk- Ordnern
Mit dem Modul FolderSync verknüpfen Sie ausgewählte Ordner auf Ihrer Festplatte oder Verzeichnisse aus dem Firmen-Netzwerk schnell und einfach mit der DOCBOX®. Das Modul arbeitet im Hintergrund. Es überwacht die ausgewählten Ordner in Ihrem Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt alle darin ankommenden Dateien automatisch in den Ordner FolderSync in der DOCBOX®. Gleichzeitig zur Synchronisation liest und indiziert die OCR-Software den gesamten Text der Dokumente. So finden Sie alle Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Mit dem Modul FolderSync können Sie zusätzlich verschiedene Berechtigungen definieren. Damit erlauben Sie einzelnen Personen oder Benutzergruppen den Zugriff auf die im Ordner FolderSync liegenden Dokumente. Dadurch können die Dateien von allen berechtigten Kollegen weiterhin geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Und sind so für alle immer auf dem aktuellsten Stand verfügbar.
FolderSync ist das smarte DOCBOX®-Modul zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sowie zur Optimierung firmeninterner Geschäftsabläufe.