Die DOCBOX® ist speziell auf die Anforderungen im Baubetrieb zugeschnitten. Sie unterstützt, Kosten zu senken, mehr Überblick zu gewinnen und sowohl kaufmännische als auch baubetriebliche Abläufe zu verbessern. Digitale Workflows eignen sich für Eingangs- rechnungen, Bestellungen, Ausgangsrechnungen, Schrift-verkehr, Bürgschaften, Reklamationsmanagement, Pläne, Mahnwesen und Reisekosten.
Mit der browserbasierten DOCBOX® werden Dokumente einfach und rechtssicher archiviert nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD. Die DOCBOX® bietet der Jacobsen GmbH bereits seit 2018 eine baubetriebsgerechte Erfassungsstruktur. Geschäftsprozesse werden im Dokumenten-Management-System digital abgebildet, die eingesetzten Module sukzessive erweitert. Dokumente gelangen an die richtigen Stellen, Workflows sorgen für einen reibungslosen und nachvollziehbaren Informations-fluss. Mit dem DMS wird gefunden statt gesucht, die Zeiten für Suchvorgänge werden um mehr als 80 % verringert. Die DOCBOX® ist direkt in anderen Anwendungen, wie etwa Mail-Programmen, nutzbar.
Mit der DOCBOX® erstellt das Unternehmen zukünftig komplette digitale Bauakten. Alle Informationen zu einem Bauprojekt, inklusive der gesamten Korrespondenz und aller Pläne, können dann in einer E-Bauakte nach definierten Dokumentenklassen zusammengestellt werden. Schon heute verwaltet Jacobsen mit der DOCBOX® die Lohn- und Finanzbuchhaltung, Preislisten, Bürgschaften, Schadenfälle und weitere projektrelevante Unterlagen.
Digitaler Aktenschrank
Die DOCBOX® strukturiert unternehmensweit die Ablage und Zugriffsberechtigungen auf Daten und Dokumente. Sie ist der Aktenschrank des 21. Jahrhunderts und sorgt für eine komfortable und optimierte Dokumentenablage. Der digitale Aktenordner ermöglicht intelligente Ablagen sowie Verknüpfungen mit Projekten und Vorgängen. Alle Rechnungen, ob PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen für den elektronischen Rechnungsaustausch, werden in der DOCBOX® über einen Workflow automatisch gesteuert. Die Übergabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen an das Steuerbüro über das DATEV-Export-Modul erleichtert den Monatsabschluss und spart Druck-, Kopier- und Transportkosten. Zudem ist seit dem 27.11.2020 die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen Pflicht. Dass nahezu alle Dokumente 10 Jahre aufzubewahren sind, macht den Einsatz der DOCBOX® für die Firma Jacobsen unverzichtbar.
Über Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG, Sylt:
Die Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG ist eines der größten Bauunternehmen auf der Insel Sylt. Mit 85 Mitarbeitern wird ausschließlich auf der beliebten Nordseeinsel gearbeitet. Ein moderner Fuhrpark hilft bei der Erfüllung der Aufgaben. Es wird hierzu auf 9 Lkw, 18 Bagger, 13 Delta-/Radlader sowie zahlreiche Kleingeräte zurückgegriffen.
Sowohl private als auch gewerbliche und kommunale Kunden vertrauen dem Know-how. Mit knapp 80 Jahren Erfahrung kennt das Unternehmen auf der Insel jede Stelle oberhalb und unterhalb der Erde. Bis heute wurden tausende Baugruben ausgehoben und Millionen Pflastersteine gesetzt. Deswegen wenden sich Sylter Architekten und andere Bauunternehmen vorzugsweise an Jacobsen Bau. Seit 2014 ist das Unternehmen in Tinnum zu Hause. Auf dem 10.000m² großen Hofplatz lagern die Materialien und Fahrzeuge. Die direkte Nähe zum Westerländer Flugplatz ist dem Unternehmenssitz anzusehen: Neben zwei großen Hallen und dem Werkstattgebäude ragt das dreigeschossige Verwaltungsgebäude wie ein Tower heraus.
www.jacobsen-bau.de