Geldgeschäfte sind Vertrauenssache. Banken leben vom Vertrauen ihrer Kunden. Das tägliche Geschäftsfeld umfasst ein weites Spektrum: Sparen, Kreditvergabe und Finanzierung, Wertpapierhandel, Versicherung, um nur ein paar wenige zu nennen. Jeder dieser Prozesse erfordert eine Unterschrift des Kunden und die eines oder mehrerer Sachbearbeiter/s. Und jeder einzelne Vertrag wurde bisher in einem Ordner abgelegt, mit der Folge, dass in den Bankfilialen ein immenser Platzbedarf entsteht, ganz zu schweigen von der Thematik einer revisionssicheren Aufbewahrung. Vertragsformulare kommen – salopp gesagt - schnell aus dem Computer, aber nur schwer - handschriftlich unterzeichnet - wieder dort hinein. Deshalb stellt die Verwaltung von großen Datenbeständen, für Banken eine ständig wachsende Herausforderung dar. Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Archivierung sind heutzutage in der Bankenwirtschaft existenziell.
Die DOCBOX® schafft Revisionssicherheit
Durch die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems DOCBOX® hat die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach eG ihre Prozesse so optimiert, dass das Risikomanagement des Unternehmens bestmöglich unterstützt wird. Jetzt werden alle Vorgänge zentral als Original eingescannt. So erhält jeder Kunde eine individuelle digitale Akte, in der alle relevanten Informationen revisionssicher hinterlegt sind. Alle Dokumente sind damit unveränderbar. Durch die gezielte Suche nach den Dokumentennamen sind sie jederzeit schnell wiederauffindbar. Vergleichbar einer Suchmaschine im Internet sind die Dokumente natürlich auch über die Eingabe weniger Zeichen zu finden, wofür die integrierte OCR-Software verantwortlich zeichnet. Dicke Aktenordner gehören der Vergangenheit an. „Mehr als 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedensten Abteilungen wenden nun die DOCBOX® im Tagesgeschäft an“, so IT-Verantwortlicher Toni Zeiner.
Raiffeisenbank drückt Stempel auf
Mit der Nutzung des DOCBOX® Stempel-Moduls schafft die Raiffeisenbank Sicherheit. Darauf können sich die Kunden verlassen. Mit dem Modul setzt die Bank Stempel auf ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente. Wie früher per Hand, als die Verträge noch im Ordner abgelegt wurden. Nur eben jetzt mit selbst kreierten elektronischen Stempeln. Absolut sicher und nachhaltig. „Seriöse Beratung, Zuverlässigkeit und Verantwortung stehen im Mittelpunkt des täglichen Bankgeschäfts. Diese Stärken spielen wir mit der DOCBOX® voll aus“, resümiert Zeiner.
Zusammengefasst hat der Einsatz der DOCBOX® zwei entscheidende Vorteile für die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach: Er mildert den immensen regulatorischen Druck auf IT sowie Fachabteilungen des Bankinstituts und er verschafft dem Bankhaus zusätzliche Wettbewerbsvorteile.
Zum Unternehmen:
Die Raiffeisenbank Heilsbronn-Windsbach eG betreibt neun Geschäftsstellen, hat über 12.000 Mitglieder und verfügt über eine Bilanzsumme von knapp 372 Mio. Euro.
Projektumsetzung durch Fachhändler:
Hermann Kaiser Bürotechnik
Industriestraße
91522 Ansbach