Zentrale der Meisterteam-Verbundgruppe archiviert digital

Bereits seit mehreren Jahren vertrauen die Mitarbeitenden in der Hamburger Zentrale der Meisterteam-Verbundgruppe auf die Vorzüge eines digitalen Dokumenten-Management-Systems. Die DOCBOX® ist heute aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Seit dem Umstieg auf die Cloud-Version im Januar 2021 hat nicht nur das Team in der Zentrale, sondern haben auch die Kollegen im Home-Office oder die im deutschlandweiten Einsatz im Außendienst jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente. „Die DOCBOX® in der Cloud erleichtert unsere Arbeit ungemein. Wir sind damit viel flexibler aufgestellt“, so Meisterteam-Geschäftsführer Thomas Schley.

Analoge Dokumente digitalisieren

Anstatt die komplette Papierwirtschaft in unzähligen Ordnern und Aktenschränken aufzubewahren, wird der Papierverkehr nun in der Zentrale eingescannt, digitalisiert und anschließend in der DOCBOX® archiviert. Resultat: Platz wird eingespart, Dokumente lassen sich einfacher und schneller wiederfinden und eine Datensicherung dieser Dokumente ist möglich. Mit der in der DOCBOX® integrierten OCR-Software, der optischen Zeichenerkennung, wird der Inhalt eines Dokumentes erkannt. Sie ermöglicht die Umwandlung von PDF-Dateien in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien. So kann die DOCBOX®, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, mithilfe von wenigen Zeichen schnell nach den relevanten Dateien durchsucht werden.

Zudem archiviert die DOCBOX® alle Dokumente revisionssicher. Mit Hilfe des Moduls DOCBOX®-DATEV-Export werden alle steuerrelevanten Unterlagen der Hamburger Meisterteam-Zentrale an das DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet, wo sie im letzten Schritt in der genutzten Buchhaltungssoftware verbucht werden. Das spart Zeit und Geld. Alle steuerrelevanten Dokumente liegen jederzeit zugriffsbereit in der Meisterteam-Verwaltung und für den Steuerberater im DATEV-Rechenzentrum. Die DATEV-Schnittstelle der DOCBOX® gewährleistet die reibungslose und revisionssichere Archivierung von digitalisierten Rechnungen und sonstigen Belegen im DMS.

Workflow-Management – Geschäftsprozesse digitalisieren

Kein Vorgang, keine Geschäftsanwendung kommt heute ohne Workflows und das umfassende Geschäftsprozessmanagement aus. Und so wird auch die Zentrale von Meisterteam in Zukunft verstärkt auf das Workflow-Management mit der DOCBOX® setzen. Sei es eine Freigabe, das Sammeln von Unterschriften, die Weiterleitung an Kollegen oder Kooperationsmitglieder, das Setzen einer Wiedervorlage bis hin zu komplexeren, fachlichen Anforderungen rund um die Rechnungsbearbeitung. Das Workflow-Management mit der DOCBOX® ist hier die optimale Lösung. Ziel des Workflow-Managements ist die Vereinfachung, Beschleunigung und Optimierung komplexer Geschäftsprozesse. Denn digitalisierte Prozesse im Unternehmen haben einen entscheidenden Vorteil: Transparenz.

Über Meisterteam-Verbundgruppe:

1984 gegründet, gehören zur Hamburger Meisterteam-Verbundgruppe 300 produzierende Handwerksunternehmen der Branchen Holz, Glas, Metall und Fensterbau sowie 200 Vertragslieferanten aus Industrie, Handel und Dienstleistung. In Meisterteam-Regional-Kooperationen arbeiten darüber hinaus Bau- und Zimmereibetriebe, Elektro-, Heizung- und Sanitär- Unternehmen, Fliesenleger und Maler, Energieberater und Dachdecker, Ingenieure und Architekten effektiv zusammen.

Meisterteam stellt Dienstleistungen für Handwerksbetriebe bereit, um höchste Ansprüche im Markt erfüllen zu können. Die Kooperationsmitglieder werden nach modernsten Erkenntnissen in betriebswirtschaftlicher Organisation, Digitalisierung, Führung, Vertrieb und Kommunikation durch qualifizierte und im Handwerk erfahrene Fachberater geschult und bei der Umsetzung unterstützt.

Durch den gemeinsamen wirtschaftlichen Einkauf mit zentraler Abrechnung und dem bundesweiten Erfahrungsaustausch in sechzehn ERFA- und Fachgruppen erzielen sie einzigartige Vorteile.

Organisiert und koordiniert wird das breite und zukunftsorientiere Programm an Verbundleistungen durch die Zentrale des Meisterteams in Hamburg.